Співробітники, які сплачують за затверджені витрати підприємства з власних коштів, можуть очікувати від своїх роботодавців відшкодування. Для полегшення такого відшкодування та гарантії того, що витрати будуть точно заброньовані у головній книзі компанії, від працівників очікується, що вони подадуть докладний звіт про всі ці витрати з власних коштів.
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер
-
Комп'ютерний принтер
-
(необов'язково) Шаблон звіту про витрати компанії
Якщо ваша компанія надає шаблон звіту про витрати, звертайтеся до неї та дотримуйтесь її вказівок.
Якщо ні, то збирайте свої квитанції разом і розміщуйте їх у хронологічному порядку. Також перерахуйте всі витрати, за які у вас немає квитанцій, наприклад, пробіг автомобіля та інцидентні події, такі як газети та закуски, придбані в торгових автоматах готелю.
Якщо ви створюєте власний звіт без шаблону, наданого компанією, використовуйте електронну таблицю комп'ютера. Створіть шаблон і скопіюйте його до нового листа для кожного нового звіту, який ви готуєте. У кожному заголовку аркуша слід вказати ваше ім'я, назву відділу та код, а також період, що охоплюється звітом. Під цією інформацією ваш шаблон повинен містити принаймні п'ять стовпців, а саме: Дата, Одержувач, Призначення або Опис та Сума. Залежно від політики компанії, вам може знадобитися додати додаткові стовпці для такої інформації, як коди бухгалтерського обліку, учасники зборів тощо.
Вкажіть свої витрати на аркуші в порядку дат, використовуючи ваші квитанції та список як джерела. Підготуйте один звіт за період - чи щотижня, щомісяця, щомісяця або інше, як правило, вказаний у політиці вашої компанії. Якщо у вас є кілька квитанцій на один день, це допомагає групувати їх за видами витрат, такими як витрати на харчування та витрати на паркування.
Якщо ви отримуєте фіксовану допомогу з будь-якою метою, введіть її у своєму рядку в нижній частині звіту після витрачених коштів.
Якщо Вам відшкодовують за пробіг, який Ви розмістили на своєму особистому транспортному засобі, Ви повинні вести автомобільний журнал та переносити пробіг на ваш звіт про витрати на щоденній або щотижневій основі відповідно до політики компанії. Укажіть пробіг у своєму рядку як окремий елемент витрат. Введіть слова "Персональна автопробіг" у стовпці "Отримувач", в милях і в милях у стовпці "Опис" (тобто "275 миль за 58 центів / милю") і суму, яку потрібно відшкодувати в стовпці Сума. Зверніть увагу, що кожен роботодавець має власну ставку відшкодування пробігу.
Коли всі витрати введені, підсумуйте їх як останній пункт у стовпці суми. Якщо ви отримали авансовий аванс для покриття витрат, відніміть цю суму зі своїх загальних витрат. Це сума, яку Вам буде відшкодовано.
Різні роботодавці мають різну політику щодо подання квитанцій. Ваш може вимагати подання оригінальних квитанцій або подання сканів або фотокопій. Можливо, вам доведеться перехресно посилатися на них, так що особі, яка займається вашою компенсацією, легше зіставити витрати з отриманням. Якщо ви подаєте претензію на відшкодування на пробіг, ви також повинні надати копію вашого авто журналу на період.
Надайте свій звіт про витрати у формі та супроводжуючи квитанції, відповідно до політики Вашого роботодавця. Надайте лише робочий лист, що містить витрати поточного тижня, а не весь файл електронної таблиці з пустим шаблоном і багато тижнів витрат.
Поради
-
За можливості оплачуйте витрати, що підлягають відшкодуванню, за допомогою кредитної картки, яку ви використовуєте виключно для таких витрат. Це допоможе вам відстежувати відшкодовувані витрати бізнесу та узгоджувати їхні платежі.
Уникайте сумісних ділових та особистих витрат на тому ж квитанції.
Двічі перевірте всі звіти та порівняйте надходження коштів із сумами, які вимагаються у звіті. Багато помилок виникають, коли люди, що кидають завдання, передають неправильну суму від отримання до звіту про витрати.
Завжди проконсультуйтеся з персоналом, відділом заробітної плати або бухгалтерським відділом вашого роботодавця, щоб отримати рекомендації щодо точного відшкодування витрат та часу.
Увага
Ніколи не брехайте про витрати. Це - крадіжка з компанії і може призвести до несприятливих наслідків, таких як припинення або кримінальне переслідування.
Зверніться до свого роботодавця щодо будь-яких обмежень щодо того, на що ви можете отримати відшкодування. Не кожен прийом їжі може бути витрачений на витрати, і ви не зможете витратити такі речі, як алкоголь, хімчистка або паркування автомобіля працівником. Ваш роботодавець повинен мати рекомендації щодо того, що таке не відшкодовується.
Сплачуйте тільки за власні затверджені витрати на бізнес - не платите за витрати інших людей, якщо ви не маєте повноважень на це. Також уникайте сплати витрат іншого працівника, який отримує відшкодування витрат.
