Системи подачі документів розвивалися протягом багатьох років від подачі документів у коробки до складних програм, які зберігають файли в електронному вигляді. Незважаючи на те, що сьогодні ви можете обрати різноманітність, всі системи подачі мають одну головну мету: ефективне управління документами. З різними системами подачі важливо враховувати характеристики кожного з них для вибору найбільш відповідного. Найбільш поширені системи подачі є простими у впровадженні та забезпечують ефективне управління файлами.
Алфавітне подання
Алфавітне подання є найпоширенішою системою подачі документів, яка містить менше 5000 записів. Подача в алфавітному порядку - це система, в якій ви розміщуєте файли за іменами осіб, підприємств, установ, агентств, предметів, тем або географічних місць відповідно до порядку словників. Ця система ефективна для файлів імен клієнтів або клієнтів. При подачі суб'єктів використовуйте відносний показник. Індекс - це список в алфавітному порядку назв тем, вибраних для представлення кожної теми. Зверніться до відносного індексу, щоб дізнатися, до якої назви теми слід додати запис.
Числове подання
При встановленні цифрової системи подачі файлів впорядковуйте файли послідовно, використовуючи номери безпосередньо з запису або призначеного номера. Більшість систем використовують індекс для отримання файлів. Чисельна система подачі збільшує продуктивність за рахунок збільшення швидкості подачі та розміщення файлу.Вона також забезпечує точну ідентифікацію і забезпечує більшу конфіденційність. Вона здатна до нескінченних розширень, і ви можете використовувати її для більш ніж 5000 записів, на відміну від алфавітних систем подачі.
Альфа-цифрова подача
Альфа-цифрова подача використовує комбінацію імен і номерів. Ви часто використовуєте цей тип системи подачі з іменами та номерами предметів. Розташувати файли за алфавітним розділом або тематичним заголовком, а потім за категорією номерів. Для альфа-цифрових файлів необхідно використовувати відносний індекс. Індекс буде перелічувати кодові числа, призначені кожному алфавітному поділу.
Безпаперові системи подачі
Безпаперові системи подачі документів стають звичайними для багатьох підприємств і будинків. Він вирішує потребу в фізичному просторі зберігання даних і проблему втрати або недоступності інформації. Бездокументарна система подачі документів дозволяє використовувати спільний доступ до декількох відділів. Хоча спільний доступ забезпечує доступ до записів за запитом, можна встановити права користувача на перегляд, редагування, створення або видалення файлів для керування доступом. Типи безпаперових систем подачі включають прості програмні засоби, сервери документів та системи управління документами.
