Технічна пропозиція є однією з найважливіших завдань у бізнесі чи технічному питанні. Добре написана пропозиція може забезпечити вашу організацію новим клієнтом з продажу, великим проектом або фінансуванням досліджень або інших заходів. Для багатьох організацій ефективні технічні пропозиції є важливими для їхнього подальшого успіху.
Елементи, які вам потрібні
-
Запит на пропозицію (RFP)
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
Уважно вивчіть запит на пропозицію або RFP. Багато організацій надсилають заявки на пропозицію, коли вони хочуть запропонувати продукт чи послугу. Пропозиції щодо пропозицій містять вказівки щодо того, що має охоплювати пропозиція, а також, коли і кому вони повинні бути подані. Хороша пропозиція не повинна відхилятися від керівних положень у ЗПП. На жаль, деякі RFP можуть бути розпливчасті, пропонуючи мало керівництва. Це особливо проблематично, коли ви намагаєтеся розробити кошторис у вашій пропозиції. Крок 4 запропонує пропозиції для вирішення нечітких або нечітких пропозицій.
Плануйте свою пропозицію перед її написанням. Часто ви можете не знати більше про клієнта або джерела фінансування, ніж у ЗПП. Зробіть свою домашню роботу і дізнайтеся, що ви можете про організацію та її осіб, які приймають рішення. Потім витрачайте деякий час на мозковий штурм щодо потреб організації. Пропозиції, які мало або зовсім не розуміють потреби клієнта, часто виникають в результаті написання занадто рано, не беручи часу, щоб подумати про клієнта.
Складіть свою пропозицію. Змінні, такі як розмір і обсяг проекту, а також потенційний клієнт, який отримає вашу пропозицію, визначать довжину і формат. У деяких ситуаціях доречна коротка пропозиція, подібна до записок. Інші ситуації, такі як великі проекти або грантові пропозиції, що надсилаються великим організаціям, вимагатимуть більш довгих пропозицій, написаних як офіційний технічний звіт.
Включіть до тіла вашої пропозиції графік постачання товарів або завдань і оцінку витрат. Дотримуйтесь технічних вимог у ЗП. Якщо RFP є нечітким, є декілька способів вирішити цю проблему. Одна з пропозицій полягає в тому, щоб запропонувати вашому потенційному клієнту набір варіантів, з яких вибирати. Альтернативою є прийняття власних припущень та визначення їх у пропозиції. По-третє, ви можете зв'язатися з потенційним клієнтом і задати багато питань. Багато клієнтів оцінять це, оскільки це свідчить про те, що ви дбаєте про проект.
Організуйте пропозицію таким чином, щоб привернути увагу читачів і зосередити їх на ключових моментах. Почніть з реферату, який узагальнює вашу пропозицію. Розкрийте деталі, включаючи витрати, в основному тексті пропозиції. Завершіть висновок, який підкреслює переваги вибору вашої компанії. Тримайте резюме, резюме та висновки стислими та вільними від технічного жаргону, щоб вони були доступні для всіх читачів, незалежно від технічних знань. Визначте технічні деталі в тілі пропозиції.
Відредагуйте та відформатуйте свою пропозицію, переконайтеся, що вона не містить помилок і що документ легко читається. Підкресліть, як ваш проект буде задовольняти потреби клієнта. Розгляньте роз'яснення кваліфікації ключового персоналу для проекту, який ви пропонуєте. Використовуйте списки (або з пунктами або цифрами), щоб виділити ключові точки. Використовуйте заголовки та підзаголовки, щоб розбити великі блоки тексту.
Поради
-
Форматуйте свою пропозицію за допомогою підходу "абстракція, тіло, висновок" або ABC.
Встановіть необхідність того, що пропонується.
Будьте реалістичними у своїх кошторисах і графіку витрат.
Зверніть увагу на висновок - це ваш шанс справити незабутнє враження.
Переконайтеся, що інформацію про витрати легко знайти, оскільки читачі будуть шукати її.
