Для більшості менеджерів дисциплінування працівників є одним з найбільш незручних досвіду, з яким можна боротися. Менеджери несуть відповідальність за написання дисциплінарних листів, які залишаються у файлах співробітників для документування правопорушників працівника. Ці листи мають дві функції: повідомляти працівника про те, що з ним станеться внаслідок його порушення і служити постійним документом про неправомірну поведінку працівників у його справі.
Завантажте принтер з фірмового бланку компанії. Цей лист стане частиною офіційного файлу працівника, тому ви повинні дотримуватися відповідного протоколу.
Введіть повну дату. Пропустіть рядок і введіть назву співробітника та адресу компанії. Навіть якщо ви насправді не надішлете листа, то після належного формату ділового листа справляє враження професіоналізму.
Почніть лист, ввівши ім'я працівника, за яким слід двокрапка. Пропустити рядок.
Початок першого абзацу виразив чітко характер порушення. Зверніться до підручника працівників вашої компанії, щоб співробітник міг самостійно шукати правило. Наведіть конкретні відомості про порушення, наприклад, дату, коли стався інцидент, та згадайте про інших співробітників, які були задіяні.Висвітлення цієї інформації явно допоможе, якщо працівник оскаржує дисциплінарну відповідальність і передає справу до суду.
Пояснити детально, що працівник зробив неправильно і як вона повинна була діяти в ситуації. Працівники іноді порушують правила, тому що вони не розуміють їх чітко, тому пояснення порушення та відповідна інформація допоможуть запобігти її вчиненню другого разу. Пропонуємо зустрітися з працівником, щоб детально обговорити це питання.
Дайте працівникові можливість компенсувати порушення, наприклад, надіславши офіційне листа-вибачення іншій стороні. Повідомте його про строки подання відповіді або листа.
Розкажіть працівникові чітко і лаконічно, що вона може очікувати в результаті цього порушення. Вкажіть відповідні деталі її поточного покарання, такі як дати проведення будь-яких слухань або дати набрання чинності для припинення роботи, якщо це можливо. Якщо працівник може очікувати прогресивного дисциплінарного стягнення в результаті подальших порушень, повідомте їй, якими будуть ці покарання.
Надайте працівникові інформацію про процес оскарження, якщо це можливо.
Попросіть співробітника офіційно відповісти на свій файл; часто ця відповідь буде у формі офіційного листа. Вам потрібна ця документація для справи працівника, якщо він передає справу до суду.
Введіть своє повне ім'я та назву. Надрукуйте лист і підпишіть своє ім'я про набране ім'я синьою або чорною фарбою.
Зробіть кілька копій листа. Збережіть 1 копію у файлі працівника, дайте іншому адвокату вашої компанії та збережіть іншу для власних записів.
Надішліть листа працівникові або передайте його йому перед представником з персоналу або адміністративним помічником. Потрібно підтвердити, що працівник отримав офіційне повідомлення.
Поради
-
Зберігайте тон професійний і фактичний. Цей лист може звернутися до суду, якщо працівник оскаржує дисциплінарну відповідальність, і ви хочете завжди бути професійним і чесним.
