Бухгалтерський облік - це запис, аналіз і звітність подій, які є суттєвими для компанії. Рахунки містять записи про зміни активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів та витрат. Звичайна послідовність кроків у процесі запису включає аналіз, підготовку записів журналу та розміщення цих записів до головної книги. Подальші процеси обліку включають підготовку пробного балансу та складання фінансової звітності.
Основи: Дебіти та кредити
Дебіти і кредити є основними інструментами обліку для зміни рахунків. Дебіти збільшують рахунки активів та витрат, і вони зменшують рахунки зобов'язань, власного капіталу та доходів. Кредити збільшують рахунки зобов'язань, власного капіталу та доходів, а також зменшують рахунки активів та витрат. Дебіти і кредити знаходяться на лівій і правій сторонах, відповідно, Т-рахунку, що є найосновнішою формою представлення рахунку.
Аналіз
Першим кроком у процесі запису є аналіз транзакції, визначення бухгалтерських записів і запис їх у відповідні рахунки. Аналіз включає перевірку паперу або електронного запису транзакції, наприклад, рахунок-фактуру, квитанцію про продаж або електронний переказ. Загальні операції включають продаж товарів, надання послуг, придбання товарів, виплату заробітної плати, придбання реклами та реєстрація процентних платежів. У бухгалтерському обліку з нарахуванням, компанії повинні реєструвати операції в тому ж періоді, в якому вони відбуваються, незалежно від того, чи змінили грошові кошти. Операції з доходів і витрат впливають на відповідні рахунки звітів про доходи, а також рахунки балансу. Деякі операції можуть впливати лише на рахунки балансу.
Записи в журналі
Записи журналу є другим етапом процесу запису. Журнал - це хронологічний запис операцій. Запис складається з дати операції, суми дебету та кредиту для відповідних рахунків та короткої записки, що пояснює операцію. Наприклад, записи в журналі для операції з продажу готівки є кредитуванням (збільшенням) продажів і дебетових (збільшення) грошових коштів. Записи журналу розкривають всі наслідки операції в одному місці. Вони також корисні для виявлення та виправлення помилок, оскільки сума дебету та кредиту повинна балансувати на кінець періоду.
Проводка до книги
Третій і останній крок у процесі запису полягає в тому, щоб відправити записи журналу до головної книги, яка містить підсумкові записи всіх рахунків. Кожен запис має поля для дати транзакції, коментарі, дебети, кредити та непогашений залишок. У попередньому прикладі операції з продажу процес проводки передбачає введення суми кредиту для рахунку продажу, суми дебету для рахунку готівки та оновлення відповідних залишків. Головний бухгалтерський облік може бути у вигляді підшивки, індексних карт або програмного додатка.
