Бухгалтерський облік - це процес аналізу та обліку операцій. Аналіз транзакцій та запис журналу є першими двома етапами циклу обліку. Проводка - це передача записів журналу до головної книги, яка зазвичай містить окрему форму для кожного облікового запису. Журнали записують операції в хронологічному порядку, а бухгалтерські книги підсумовують операції за рахунком. Проводка складається з декількох простих кроків, згідно з "College Accounting" Джона Елліса Прайс та інших.
Назва облікового запису
Перший крок полягає в тому, щоб ввести назву облікового запису та номер у формі книги. Дві основні фінансові звіти компанії, звіт про фінансові результати та баланс мають різні рахунки. Рахунки звітів про прибутки та збитки включають в себе продажі (ака прибутків), вартість реалізованої продукції, маркетингові та рекламні витрати, амортизаційні витрати, відсотки та податки. Балансові рахунки включають готівку, дебіторську заборгованість, кредиторську заборгованість, облігації, що підлягають сплаті, накопичену амортизацію, нерозподілений прибуток та звичайні акції. Амортизація - це поступове виділення вартості основного засобу протягом строку його корисного використання.
Подробиці запису
Другий крок полягає в опублікуванні дати, опису та контрольного номера кожної запису журналу для кожного рахунку протягом звітного періоду. Номер посилання може бути у формі "J #", де "J" позначає журнал компанії, а "#" - номер сторінки журналу. Наприклад, J1 означатиме, що запис з першої сторінки журналу. Опис такий же, як і в журналі: наприклад, "Готівковий розрахунок, рахунок-фактура 11-1097".
Дебіти та кредити
Запис дебету або кредитів є наступним кроком у процесі розміщення. Кожна транзакція повинна мати принаймні один дебет та один кредит. Дебіти збільшують рахунки активів балансу, такі як грошові кошти та запаси, і збільшують рахунки витрат на звіт про доходи, такі як витрати на маркетинг і заробітну плату. Дебіти зменшують рахунки балансових зобов'язань, такі як векселі до сплати, а також рахунки власного капіталу, такі як нерозподілений прибуток. Дебіти також зменшують рахунки продажів у звіті про прибутки та збитки. Кредити збільшують рахунки балансового зобов'язання, рахунки акціонерів та рахунки збуту. Кредити зменшують рахунки активів балансу та рахунки витрат.
Баланс
Четвертий крок полягає у обчисленні поточного дебету та балансу кредиту для кожного рахунку. Наприклад, якщо в касовому рахунку дебетний вхід $ 10,000, кредитний внесок $ 5,000 і дебетний запис $ 25,000 на трьох окремих датах, загальний обсяг дебету становить $ 10 000 плюс $ 25 000, або $ 35 000, а сума кредитів становить $ 5,000. Таким чином, дебетове сальдо на останню дату становить $ 35,000 мінус $ 5,000, або $ 30,000.
Виправлення помилок
Останнім кроком у процесі розміщення є перевірка математичних помилок і помилок передачі даних. Пакети бухгалтерського програмного забезпечення можуть зменшити ці помилки за допомогою автоматизації, але перевірка цифр є розумним кроком, який запобігає поширенню помилок у фінансових звітах.
