Як вести зустріч: 7 порад

Вести зустріч не завжди легко. Люди відомі тим, що не люблять зустрічей, пропускаючи їх і не звертаючи уваги, коли вони відвідують. Якщо вам доведеться вести зустріч, виконуючи кілька кроків здорового глузду, ви зможете зробити висновок серед ваших учасників, що ваша зустріч була корисною та ефективною.

Розкрийте дату та час зустрічі заздалегідь, щоб учасники могли зберігати свої графіки. Також надішліть нагадування електронною поштою напередодні. Нарешті, повідомлення на домофоні за 15 хвилин до цього є корисним. Це зводить до мінімуму ймовірність того, що хтось забуде відвідувати.

Початок вчасно. Це показує повагу до пунктуальних людей. Підтверджуйте, що запізнилися з кивком, якщо взагалі. Не слід згадувати про запізнення під час зустрічі.

Організуйте свою технологію заздалегідь і переконайтеся, що все працює в робочому стані. Ніщо не гірше для учасників, ніж спостерігати за боротьбою з ноутбуком протягом 15 хвилин.

Майте порядок денний, тримайте його якомога коротшим і дотримуйтесь його. Надішліть програму електронної пошти заздалегідь, щоб учасники могли подумати про це. На зустрічі, якщо хтось відійде від порядку денного, скажіть: "Давайте подумаємо про те, щоб це занепокоєння було внесено до порядку денного нашої наступної зустрічі".

Переконайтеся, що мета Вашої зустрічі дуже чітка. Порядок денний повинен допомогти в цьому, але вам необхідно додатково роз'яснити. Переконайтеся, що ваша мета - це вирішити проблему, обговорити варіанти чи провести навчання. Переконайтеся, що всі знають, чому вони присутні.

Пам'ятайте, що люди навчаються по-різному. Використовуйте різноманітні засоби масової інформації - зорові, слухові, навіть фізичні - щоб передати свої точки.

Попросіть людей записати будь-які додаткові ідеї, які вони мали відносно даної теми, і залишити їх у стеку на виході в кінці зустрічі. Пізніше надайте кожному учаснику друковану копію протоколу зустрічей або замість цього електронною поштою.