Коли вам потрібно підсумувати велику кількість інформації, записка або лист є ефективним способом зробити це. Багато людей вважають, що писати важко і вважають, що вони не мають словника для цього. Але, як пише вчитель письма Вільям Зінсер, написання - це просто мислення на папері. Все, що вам потрібно зробити, це організувати свої думки, дотримуватися стилю обраного вами формату і використовувати просту і зрозумілу мову.
Написання звіту в пам'ятці
Напишіть заголовок. Для записки вкажіть у верхньому лівому куті, який повинен читати записку (наприклад, To: All Employees), хто написав її (From: Your Name), хто ще отримає її (CC: Name of Recipient) дата (Поточна дата) і про що йдеться (Тема: Тема для адреси.)
Якщо це лист, починають з дати і привітання, наприклад "Для всіх співробітників:".
Розгляньте вашу аудиторію.Якщо ви пишете до широкої аудиторії, використовуйте мову, яку всі розуміють. Нові співробітники можуть ще не знати жаргону компанії, а працівники одного відділу можуть не розуміти термінології іншого.
Складіть контур. Організація ваших думок дозволяє чітко писати. Подумайте, що ваша аудиторія захоче знати, і що ви хочете їм розповісти. Наголошуйте на ключових висновках доповіді і що це означає для людей, які читають записку.
Почніть з твердих відкриваючих заяв. Визнати звіт і його висновки. Наприклад, "В результаті нашого нещодавнього дослідження продуктивності ми внесемо кілька змін до наших політик використання Інтернету".
Поясніть. Виділіть будь-які дані або висновки, які підтверджують висновок. "Консультанти виявили, що працівники провели в середньому по дві години на день, перевіряючи електронну пошту і керуючи спортивними командами. Крім того, нехай читачі дізнаються, коли відбудуться зміни.
Скажіть людям, де вони можуть звертатися за більш повною інформацією (якщо це необхідно). Наприклад, "Ми обговоримо це далі на нашому щотижневому засіданні співробітників у п'ятницю" або "Повний звіт доступний для всіх співробітників у форматі PDF". Не підписуйте пам'ятку; Ваше ім'я вгорі пам'ятки. Якщо ви пишете лист, використовуйте своє ім'я, повне ім'я або повне ім'я та посаду, залежно від обставин і ваших уподобань.
Перепишіть і розріжте безлад. Перечитайте проект і усуньте непотрібні слова. Наприклад, «на думку корпорації, офіс Scranton повинен активно намагатися скоротити питання непродуктивності, обмеживши використання ресурсів компанії без роботи», - можна переписати, оскільки «Корпорація попросила нас обмежити особисте використання власності компанії. збільшить нашу продуктивність ».
Коректування та перевірка правопису. Попросіть надійного колегу перевірити граматику та тон; погано написане речення можна тлумачити так, як ви ніколи не планували. Крім того, запустіть перевірку орфографії, але будьте обережні з функціями автоматичного заміни слів. Ви не хочете, щоб ваша доповідь сказала "Індонезія", коли мали на увазі "Індіана".
