Однією з поширених форм спілкування у бізнесі та науці є написання звітів. Написання ділових та технічних звітів вимагає письмових та організаційних навичок, дослідницьких можливостей та вміння інтерпретувати дані та представляти їх у спосіб, який експерти можуть оцінити, однак мирянин може зрозуміти. Бізнес та технічні звіти мають багато однакових елементів, тому основна відмінність між бізнес-звітами та технічними звітами, як правило, є предметом.
Визначте свою аудиторію і як розповсюджуватиметься ваша бізнес-інформація та технічна інформація. Якщо ви пишете для групи експертів або обмінюєтеся досвідом бізнесу з групою студентів, знаючи, що ваша аудиторія допоможе побудувати інформативний, добре отриманий звіт. Вирішіть, чи є ваш звіт просто письмовою формою спілкування або мультимедійною презентацією. Якщо ви користуєтеся технологією, що приносить користь презентації, всіма засобами включайте діаграми, слайди, відео чи інші способи, щоб проілюструвати деякі з пунктів вашого звіту.
Проводити дослідження щодо видів бізнес-звітів та технічних звітів. Перегляньте зразки звітів і шаблонів, щоб ознайомитися з типом інформації, яка очікується у вашому діловому спілкуванні.
Опишіть свою тему та включіть підтеми, щоб допомогти у дослідженні. Підготуйте план для того, щоб зосередитися на кожній секції та допомогти уникнути звивистості, що може призвести до дезорганізованої презентації. Типові бізнес або технічні звіти включають наступні розділи: вступ; кваліфікація та фон теми; дані дослідження; висновки; і майбутні міркування.
Складіть перший основний розділ вашого бізнесу або технічного звіту. Почніть з опису вашої кваліфікації, інтересів і причин, чому ваша інформація є цінною. Поясніть, як ваша аудиторія може використовувати вашу інформацію або як слід інтерпретувати ваші дані. Ви не повідомляєте свою аудиторію про те, як сприймати ваші результати або як формувати думки про свій звіт. Натомість ваш звіт повинен починатися з контексту вашої інформації. Наприклад, якщо ви пишете про тенденції на робочому місці, що стосуються дистанційної роботи, поясніть, яким чином компанії можуть використовувати ваші висновки для формулювання механізмів телекомунікацій.
Зібрати результати дослідження та дані. Організація вашого дослідження є надзвичайно важливою, оскільки ваша аудиторія поставить під сумнів вашу експертизу, якщо ви надасте недостовірні, застарілі або недійсні результати. Переконайтеся, що ваші дані особливо актуальні для вашої теми та реструктуризуйте її таким чином, що це зрозуміло.Якщо ваша аудиторія не складається тільки з експертів, які володіють глибокими знаннями технічного та ділового жаргону, тримайте свої дослідження просто. Замініть терміни, які знайомі мирянам, і підсумовуйте ваші дослідження в цікавій формі.
Підготуйте обговорення своїх висновків, включаючи висновки та запропонуйте способи включити ваш звіт до бізнес-або технічних процесів. Не будучи роз'єднаними, артикулюйте свої висновки інноваційно і творчо. Бізнес та технічні звіти іноді мають репутацію стабільності та консервативності. Ви можете надихати творче використання вашого звіту, показуючи дані, які можуть використовувати далекоглядні аудиторії.
Зберіть розділи вашого документа в логічному порядку. Напишіть короткий вступ після того, як ви закінчите кожен розділ - часто легше скласти вступ, як тільки у вас є можливість переглянути свій загальний проект. Ваша презентація повинна бути лаконічною - мета Вашого вступу полягає в тому, щоб просто надати Вашій аудиторії уявлення про тему Вашого бізнесу або технічного звіту.
Дозвольте собі час для уточнення та редагування звіту. Це гарна ідея відкласти звіт і повернутися до нього через день або два з новим набором очей. Якщо можливо, попросіть колегу переглянути ваш проект. Включіть будь-які пропозиції, які ви відчуваєте, додайте до довіри та зручності використання вашої інформації.
