Компанії підтримують системи запасів, використовуючи періодичні або безстрокові системи запасів. Система безперервної інвентаризації підтримує баланс запасів у реальному часі. Періодична система інвентаризації лише оновлює баланс запасів, коли приймається фізичний підрахунок. Вічні системи інвентаризації вимагають щорічного фізичного обліку запасів, тоді як періодична система інвентаризації частіше здійснює облік фізичних запасів. Для обох систем різниця між кількістю фізичних запасів та кількістю, що відображається в системі інвентаризації, коригується за допомогою коригування запасів.
Фізична інвентаризація
Коригування запасів вимагає проведення фізичного обліку запасів, щоб бухгалтер міг порівняти його з балансом запасів, зафіксованим у системі. Вся діяльність повинна припинитися під час фізичної інвентаризації, щоб зберегти цілісність підрахунку. Працівники компанії вручну підраховують та записують кожну одиницю, що міститься на складі під час фізичного інвентаризації.
Періодичні коригування запасів
Відповідно до періодичної системи запасів, власник підприємства записує зміну запасів, коли фізично підраховує запаси. Він порівнює поточний зареєстрований баланс запасів з рахунком запасів, який він тільки що зробив. Різниця відображається як коригування запасів. Запис журналу коригування товарно-матеріальних запасів включає дебет на Продаж товарів, кредит на закупівлі та дебет або кредит на товарний запас. Власник визначає суму покупок на основі накопичення закупівель, здійснених протягом місяця. Сума інвентаризації розраховується на основі різниці між кількістю фізичних запасів і балансом запасів у системі. Якщо сума запасів являє собою збільшення залишку запасів, рахунок дебетується. Якщо сума запасів являє собою зменшення, рахунок зараховується. Вартість проданого товару визначається шляхом обчислення кількості, необхідної для балансування запису.
Постійне коригування запасів
У системі безперервної інвентаризації закупівлі та операції з продажу впливають на залишок запасів на момент здійснення операції. Закінчена інвентаризація, записана в системі безперервної інвентаризації, теоретично повинна відповідати кількості фізичних запасів. Бухгалтер порівнює фізичний запас з балансом системи запасів. Бухгалтер записує невідповідність як коригування запасів. Сума невідповідності нараховується з вартості товарів, що продаються, з іншою частиною інвентаризації зарядки. Якщо показник фізичної інвентаризації показує більш високий баланс, ніж система інвентаризації, бухгалтер дебетує запаси та кредити. Якщо показники фізичних запасів показують менший баланс, ніж система інвентаризації, бухгалтер дебетує вартість товарів, що продаються, та інвентаризацію кредитів.
Аналіз запасів
Деякі коригування запасів відбуваються внаслідок звичайної ділової активності, як-от видалення запасів або помилок введення даних. Бухгалтерові необхідно проаналізувати великі коригування запасів, щоб визначити, чому відбуваються великі коригування. Часті помилки при введенні даних вимагають перепідготовки або реструктуризації. Великі незрозумілі коригування запасів можуть бути наслідком крадіжки, що свідчить про необхідність підвищення безпеки.
