Удосконалена система реєстрації дозволяє швидко отримати доступ до життєво важливої інформації та заощадити гроші компанії, заощаджуючи час. Підприємства, школи, державні установи і навіть повсякденні люди використовують системи подачі документів, щоб підтримувати свої справи в організації. Вибирайте між чотирма різними типами систем подачі для вашого офісу. Кожен пропонує свої переваги і недоліки.
Система алфавітного подання
У алфавітній системі подачі записуйте записи за назвою - або ім'я особи, компанії або суб'єкта - відповідно до букв алфавіту. Використовуйте цю систему подачі двома різними методами. Тематична алфавітна система подачі, також відома як система словника, файли окремих записів в алфавітному порядку. Ці системи подачі даних добре працюють при зберіганні невеликої кількості записів, менше 5000 файлів, повідомляє компанія Ancom, компанія-довідник.
Ця система виявляється проблематичною, коли у вас є багато клієнтів або клієнтів, що мають однакову назву. Використовуйте географічну систему, яку також називають енциклопедією або класифікованою системою, для організації більших обсягів записів. У цій системі об'єднуйте об'єкти під широкими категоріями за місцем розташування, наприклад, місто, округ або штат. Категорії та файли кожної категорії розташовані в алфавітному порядку.
Чисельна система подачі
При використанні цифрової системи реєстрації, присвоїти кожному файлу номери та розмістити їх у послідовному порядку. Файли для людей з однаковою назвою не матимуть дубльованих заголовків, як у алфавітній системі. Ця система також пропонує кращу конфіденційність файлів, оскільки на файлах не відображаються імена, які добре працюють при роботі з великим обсягом файлів. Замість присвоєння файлу числа, використовуйте хронологічну систему, яка розміщує файли відповідно до дати.
Система запису термінальних цифр
При використанні файлових символів, призначених для цифрових пристроїв, присвоюйте номери файлів послідовно, але подайте їх відповідно до двох останніх цифр. Ancom надає приклади пошуку файлу з номером 17234. Спочатку ви перейдете до розділу 34 системи подачі, потім знайдіть область 72 цього розділу і, нарешті, знайдете файл 1. Ця система працює добре, коли зберігається більше 10 000 файлів.
Буквенно-цифрові системи подачі
Використовуйте як літери, так і цифри, щоб організувати файли в алфавітно-цифровій системі запису. Наприклад, використовуйте дві букви для позначення стану, в якому живе клієнт, за яким слід вказати номер його рахунку. Це дозволяє простіше перенастроювати при необхідності витягувати велику кількість файлів з того самого місця.
