Ніщо не викликає більшого розчарування, ніж бути в змозі знайти важливі записи, коли вони вам потрібні. Паспорти, записи про вакцинацію та фінансові документи повинні бути подані в систему подачі домогосподарств. Ніколи не варто недооцінювати переваги ефективної системи подачі документів.
Отримання
Чи знаєте ви, де знаходиться ваш автомобіль? Як щодо справи для вашого будинку? Метою створення системи подачі документів є можливість знайти та отримати потрібну інформацію, коли вона вам потрібна. Ефективна система подачі документів заощадить ваш час і зведе до мінімуму можливість втрати важливих документів і записів.
Правові вимоги
Ще однією перевагою системи подачі документів є те, що вона допомагає виконувати вимоги законодавства, які регулюють тривалість зберігання різних типів документів. Адміністратори Асоціації управління документами рекомендують перевірити коди державних адміністрацій, статути штатів та американський кодекс, щоб знайти правила, що стосуються збереження записів, де ви живете.
Очищення
Перевагою для правильного збереження ваших записів є те, що наявність системи подачі документів допомагає вам знати, коли потрібно очистити старі записи, які більше не потрібно зберігати. Фінансові записи та записи, що містять персональну інформацію, повинні бути зруйновані, щоб уникнути того, що вони потраплять у чужі руки.
