Створення електронної таблиці для відстеження економії витрат і уникнення витрат дозволяє Вашій організації точно повідомити про «жорсткі» та «м'які» заощадження. Жорсткі заощадження показуються як менша вартість порівняно з попереднім роком. М'які заощадження менш відчутні і можуть включати в себе переговори про зниження вартості від постачальника або "безкоштовне" навчання, яке приходить зі збільшенням ставки. Розробка електронної таблиці для відстеження заощаджень є надзвичайно важливим для стимулювання тих, хто відповідає за закупівлі.
Елементи, які вам знадобляться
-
Програма електронних таблиць
-
Минулі операційні витрати
-
Контракти
Групові операційні витрати в логічні категорії. Категорії можуть бути за типом, наприклад, групувати всі утиліти разом. Якщо декілька співробітників несуть відповідальність за придбання, групові витрати відповідальною особою.
Введіть заголовок "Витрати" у першій комірці електронної таблиці. Внизу введіть назву категорії, потім вкажіть назви витрат у клітинках нижче. Повторіть для кожної категорії.
У наступному стовпці введіть заголовок стовпця "Факти" та рік. Під ним вводять долари, витрачені в камері праворуч від назви кожного рахунку. Позначте наступний стовпець "Коригування" та введіть будь-які договірні збільшення або зменшення в тому ж рядку витрат, до якого він застосовується. Позначте наступний стовпець "Benchmark" і введіть формулу для множення фактичних сум на один плюс коригування: (Actual * (1 + Adjustment)).
Визначте кількість виробів, вироблених в минулому році, та заплановане виробництво на наступний рік. У верхній частині наступного рядка введіть “За одиницю”. Для всіх застосовних витрат, таких як матеріал і робоча сила, введіть формулу для коригування еталонних показників: (Бенчмаркінг / Кількість минулого року * Кількість у цьому році).
Введіть "Факти" та поточний рік у верхньому рядку наступного стовпця та залиште його порожнім, поки не будуть відомі фактичні суми витрат. Заголовок наступного стовпця «Різниця». Для кожного виду коштів введіть формулу, яка вираховує фактичні витрати цього року з числа в колонці порівняльного аналізу.
Після кожної категорії вставте два порожні рядки. У першому рядку введіть "Subtotal". У клітині, розташованій поруч з ним, введіть формулу, щоб разом додати всі витрати в цю категорію та скопіювати їх по всіх стовпцях таблиці. Після останньої категорії введіть “Total” у першому стовпчику та в комірці поруч із нею введіть формулу для додавання всіх підгруп категорій разом. Скопіюйте це на всі стовпці таблиці.
Введіть витрати, оскільки підписані нові контракти або отримані фактичні рахунки-фактури. Вставте додаткові рядки для нових витрат або зареєструйте економію заощаджень.
Поради
-
Підвищити загальну вартість володіння, вирішивши заздалегідь, як буде заощаджуватися заощадження. Ключові рішення включають, чи будуть працівники отримувати винагороду за чисту економію на всі свої витрати та обробку нематеріальних заощаджень, що впливають на іншу категорію. Колонка коригування також може використовуватися для встановлення цілей. Введення бажаного відсотка заощаджень для кожної категорії створить цільові показники для кожного виду витрат. Переконайтеся в тому, щоб включити поліпшення процесу, що призводить до зниження операційних витрат або скорочення робочих годин.
