Якщо ви запускаєте галерею або продаєте власне мистецтво, рахунок-фактура може бути вашим останнім зв'язком з покупцем. Вибір формату, який координує ваше бланку і підтримує імідж вашого бренду, перетворює рахунки-фактури в маркетингові інструменти, які залишають хороше враження. Можна налаштувати шаблони, які знаходяться в текстовому процесі та спеціальному програмному забезпеченні, або створити власні. Ваша розкладка, однак, повинна привести до чистого, легко читається документа, який групує пов'язану інформацію.
Створити системи нумерації
Розробити систему нумерації робочих місць або проектів, щоб організувати інформацію про клієнта, відстежувати витрати та ідентифікувати роботу від імені Ваших клієнтів, що надсилається принтерам, магазинам кадрів та інших постачальників. Creative Public рекомендує систему, яка містить номер і короткий опис. Наприклад, 15-003-05-Ceramic-Smith, може бути третім проектом, який ви мали у травні 2015 року для клієнта на ім'я Сміт. Згідно з цією системою, ви призначили 15-067-09-ArtFest 67-му проекту у вересні 2015 року.
Створіть окрему систему нумерації, щоб визначити свої рахунки-фактури. Кількість рахунків-фактур спрощує підготовку податків на кінець року та відстеження платежів, а відділи бухгалтерів клієнтам потрібні номери. Виберіть комбінацію номерів років, як це запропоновано журналом Smashing, наприклад, 2015015 для 15-го рахунку, написаного в 2015 році, або посилання на клієнта плюс послідовний номер для цього клієнта, наприклад TA025, для 25-го проекту Time Advertising з вами.
Призначте номер завдання та номер рахунка-фактури для роботи, яку потрібно розрахувати.
Підготуйте заголовок
Введіть слово "INVOICE" у верхній частині сторінки, якщо ваш шаблон ще не має його.
Згрупуйте свій логотип, назву галереї / студії або своє ім'я та адресу, а також ключову контактну інформацію, таку як номер телефону, адресу електронної пошти та URL веб-сайту, в одному розділі.
Введіть інформацію клієнта, включаючи назву компанії, ім'я особи, що придбала роботу, а також їхні адреси та телефони.
Введіть відомості про транзакції
Виділіть один розділ у верхній половині сторінки, щоб відзначити дату, номер рахунку, номер замовлення клієнта, якщо він доступний, і номер завдання, призначений для роботи
Додайте суму, що підлягає сплаті, та умови оплати, такі як "Платіж після отримання" або "Оформлене полотно, отримане після отримання оплати", коли доставка залежить від належної суми.
Опишіть права, які купує клієнт - для цифрових робіт - наприклад, "Тільки одноразове використання. Всі передрук та інші права повертаються до виконавця після 30 днів". Мистецтво юридичної фірми Stropheus рекомендує відзначити, що ви зберігаєте право першої відмови, якщо покупець хоче перепродати вашу роботу.
Вкажіть ваш федеральний EIN - ідентифікаційний номер роботодавця - або ваш номер соціального страхування як галереї, музеї та корпоративні клієнти потребують цієї інформації для податкової звітності.
Перелічіть запропоновані вами способи оплати, такі як чек, PayPal, квадрат або кредитну картку, а також надайте будь-які реквізити, необхідні для оплати клієнта.
Заповніть розділ для зборів
Почніть цей розділ за допомогою фрази, наприклад "Служби, надані таким чином:".
Опишіть завдання з достатньою деталізацією, щоб опис було зрозуміле іншим пізніше. Наприклад, замість «Навчального мистецтва» напишіть «10 ілюстрацій для ручок і чорнила для посібника з обслуговування колісного навантажувача».
Зверніть увагу на структуру гонорару як на плоску або погодинну ставку плюс відповідну суму долара. Обов'язково вкажіть кількість оплачуваних годин під час ціноутворення за годину. Додайте загальний плата за творчість цього розділу.
Перерахуйте всі витрати, на які Ви вимагаєте відшкодування. Включіть достатній опис, щоб клієнт міг зрівняти кожну позицію з підтримкою наданих вами квитанцій. Додайте загальну суму для категорії витрат.
Вкажіть будь-які депозити або аванси клієнта.
Зверніть увагу на загальну суму заборгованості за вирахуванням усіх отриманих на сьогодні платежів. Kutztown University of Pennsylvania рекомендує використовувати цифри та слова, такі як "Загальна сума: 750 доларів. Сімсот п'ятдесят доларів".
Дотримуйтесь рекомендацій Freshbooks і додайте "Дякуємо за Ваш бізнес!" у нижній частині сторінки, щоб збільшити шанси на швидку оплату.
Поради
-
Використання номера, відмінного від 001 для вашого першого рахунку-фактури, означає, що ваш бізнес є більш встановленим.
Попросіть клієнтів оплатити Вас за вказаною вами назвою, якщо Ви не маєте ділової перевірки на Вашій фірмі або в обліковому записі "Ведення бізнесу як" у Вашому банку, щоб уникнути проблем з перевіркою.
