Бюджет постачання офісних приміщень - це розбивка витрат, які можуть слугувати планом витрат. У письмовій формі бюджет визначає, яким чином компанія витрачатиме кошти, призначені для постачання, що використовується в офісних операціях. План повинен бути реалістичним, щоб його можна було легко зрозуміти і дотримуватися. Бюджет постачання офісу є необхідним інструментом для визначення загальних витрат бізнесу. Підготовка бюджету дозволить вам ефективно управляти витратами та підтримувати розумний діапазон операційних витрат, який не перевищуватиме доходів від бізнесу. Основний бюджет постачання офісних приміщень включає в себе тільки витрати, які абсолютно необхідні для ефективного ведення бізнесу. Бюджет може збільшуватися з часом, у міру необхідності, при зростанні бізнесу.
Ознайомтеся з предметами постачання, які є важливими для ведення бізнесу. Створіть таблицю для переліку таких елементів, як ручки, різні види паперу, маркери, олівці, чорнило принтера, степлери і скоби, скріпки, папки для файлів, поштові матеріали, конверти та стрічки. Обов’язково вкажіть елементи, які стосуються конкретного підприємства. Наприклад, якщо ви надаєте резервну копію даних або займаєтеся сховищем даних, вам знадобляться компакт-диски або DVD-диски та інші спеціалізовані матеріали та обладнання.
Огляд вартості виробів та одержання щомісячної загальної кількості для кожного елемента. Документуйте обчислення на електронній таблиці. Додайте всі окремі номери для кожного елемента разом для загального місячного бюджету. Потім помножте щомісячну суму на 12 для річної суми бюджету на постачання. Додайте ще 10% для розширення.
Дослідження різних постачальників постачання офісу, щоб знайти найбільш економічно ефективні ціни. Створіть окрему електронну таблицю, щоб порівняти дані від різних постачальників для елементів, які регулярно використовуються для ведення бізнесу. Незалежні постачальники часто постачають котирування для Вас. Розрахуйте оцінки постачальника за приблизну середньомісячну вартість. Включіть ці дані плюс 10 відсотків у таблицю.
Порівняйте загальні оцінки постачальників з поточною та початковою оцінкою. Створіть копію вихідної електронної таблиці з кроку 1 для використання при розгляді змін цін. Використовуйте нову таблицю як шаблон для поточного бюджету. Відрегулюйте ціноутворення для елементів, знайдених менше для різних постачальників. Зверніть увагу на постачальника, ціну та дату на електронній таблиці для подальшого відстеження. Розгляньте кожен пункт у списку та виключіть ті, які не є абсолютно необхідними.
Оцінюйте та переглядайте бюджет щомісяця. Спробуйте використати такий бюджетний інструмент, як той, який пропонує корпорація Майкрософт для управління фінансами офісних поставок. Слід послідовно розробляти систему моніторингу бюджету офісних поставок. Регулярно налаштовуйте та переглядайте ціноутворення та використання. Відрегулюйте бюджет відповідно до нових висновків та порядок, коли це можливо. Якщо відбувається перевитрата коштів, зробіть кроки, щоб знайти скорочення іншими способами, використовуючи переваги продажів та інших пропозицій постачальників.
