Якщо ви починаєте нову роботу, яка вимагає професійних службових обов'язків, розсилаєте особистий або діловий лист або відправляєте листівку для збору коштів чи іншої події, вам потрібно навчитися правильно наповнювати конверт. Пошта, яка не представлена належним чином, може надіслати повідомлення одержувачу, що ви не піклувалися про нього, щоб витрачати час на правильне складання та вставку елементів у конверт.
Надішліть свої конверти перед тим, як їх заповнити, особливо якщо вони містять листи для клієнтів або потенційних клієнтів. Конверти можуть бути адресовані за допомогою принтера, щоб перенести адресу безпосередньо на конверт, роздрукувавши поштові етикетки, які можна закріпити на конверті, або написивши адресу вручну. Рукописні конверти слід використовувати лише при відправці особистої кореспонденції другові або члену родини.
Зберіть матеріали, які необхідно розмістити у вашому конверті. Якщо у вас є багато конвертів з подібною інформацією, знайдіть велику площу поверхні для роботи, наприклад, стільницю, стіл або лічильник. Відокремте різні компоненти кожної поштової розсилки на окремі стоси в межах досяжної відстані від місця роботи.
Вивчіть найбільший аркуш паперу, який слід включити до розсилки. Якщо найбільший аркуш є типовою літерою 8,5 на 11 дюймів, його треба скласти в третю частину, при цьому всі менші аркуші або компоненти для розсилки складаються всередину. Якщо найбільший розмір паперу значно менший, ніж звичайний аркуш паперу, ви можете скласти папір навпіл або залишити його розкладеним, якщо він вміститься в конверті.
Вставте складений папір у конверт з відкритим кінцем, спрямованим до нижньої передньої частини конверта. Одержувач повинен мати можливість відкрити клапан конвертів, витягнути лист і прочитати вміст вашої розсилки без необхідності перевертати папір навколо або вниз. Запечатуйте конверт вологою губкою, якщо ви не використовуєте конверт із самоклеючою (або липкою спинкою).
