Форма внутрішньої податкової служби W-9 використовується для отримання ідентифікаційного номера платника податків для фізичної або юридичної особи. Компанії використовують цю форму для отримання TIN для нових постачальників. Після отримання початкової форми W-9 IRS компанії не зобов'язані отримувати оновлені форми для встановлених постачальників; постачальники несуть відповідальність за надання оновленої форми W-9, якщо певна інформація змінюється.
Оновлення інформації W-9
Продавець зобов'язаний надати компанії нову форму W-9, якщо ім'я або TIN для постачальника змінюється. Крім того, якщо бізнес-структура постачальника змінює свої вимоги до оподаткування, слід надати нову форму W-9.
Використання W-9
IRS вимагає, щоб компанії подали Form 1099, щоб повідомити про платежі певним постачальникам, які перевищують 600 доларів США. Форма W-9 гарантує, що компанія буде мати достатньо інформації, щоб зробити форму 1099 подачі, якщо це необхідно.
Форми заміни
IRS дозволяє компаніям використовувати свої власні форми, а не форму W-9, якщо вона вимагає істотно подібної інформації. Наприклад, компанія може створити власну форму встановлення постачальника та надіслати її всім новим постачальникам. Ця форма може включати інформацію про постачальника, специфічну для компанії, а також інформацію, що міститься у формі W-9.
Форма W-9 Інформація
Форма W-9 вимагає ім'я продавця, поштову адресу, класифікацію податків та номер соціального страхування або ідентифікаційний номер роботодавця. Форма W-9 або еквівалентна заміна також повинна вимагати від продавця підтвердження того, що наданий ідентифікаційний номер платника податків є точним, що постачальник є громадянином США, і що постачальник не підлягає резервному утриманню.
Штрафи
Якщо компанія звертається з формою W-9 від постачальника, і постачальник не виконує вимоги, продавець може підлягати штрафу в розмірі 50 доларів США, якщо збій не викликаний розумною причиною, а не навмисною недбалістю. Продавець також може понести цивільну та кримінальну відповідальність, якщо надається неправдива інформація.
