Після їх завершення форми W-9 Ваших постачальників, фрілансерів та підрядників не закінчуються. Проте IRS вимагає їх заміни, коли змінюється конкретна інформація, включаючи зміни в назвах, типах суб'єкта господарювання або ідентифікаційному номеру платника податків. Незважаючи на те, що ДІВ не вимагає, ваш бізнес може запитувати оновлені форми W-9 з метою ведення точних записів про постачальників послуг.
Поради
-
Форми W-9 включають важливу податкову інформацію про постачальників послуг вашого бізнесу, і вони не закінчуються. Проте певні зміни в інформації можуть призвести до необхідності нового W-9.
Призначення W-9
Форми IRS W-9 використовуються підприємствами для збору інформації про платника податків постачальників послуг, які не належать до працівників. Фінансові компанії також використовують форму W-9 для звітування про оподатковувані відсотки та дивіденди, що виплачуються клієнтам. Інформація, що вводиться на форму, надсилається до IRS для документування платежів, здійснених бізнесом для фрілансерів, незалежних підрядників та постачальників, яким було виплачено понад 600 доларів за послуги, що здійснюються протягом календарного року. IRS вимагає від осіб заповнити анкету з ім'ям, адресою, податковим ідентифікаційним номером або номером соціального страхування та підписом. Постачальникам і незалежним контрагентам пропонується назва компанії, тип суб'єкта господарювання, ідентифікаційний номер працівника та підпис керівника. Усі постачальники послуг повинні вказати, чи вони звільнені або не звільнені від резервного утримання.
Коли потрібна нова форма W-9
Щоб забезпечити відповідність доходу, отриманого підприємством, інформації, що подається на податкових деклараціях постачальників послуг, IRS вимагає заміни існуючої форми W-9 за кількох обставин. Новий W-9 необхідний, якщо ім'я людини змінюється, наприклад, після шлюбу; однак зміна адреси не вимагає заміни W-9. Іншою причиною є те, що бізнес переходить з одного виду юридичної особи на іншу. Наприклад, якщо товариство приватного підприємця зміниться на ТОВ, потрібна нова форма W-9. Аналогічним чином, перехід від ідентифікаційного номера платника податків до ідентифікаційного номера роботодавця потребує форми заміни.
Зміни в резервному утриманні
IRS може доручити бізнесу утримувати відсоток доходу, що сплачується конкретним постачальникам послуг. Це називається утримання резервного копіювання. Гроші утримуються бізнесом і надсилаються до ІДС з причин, які можуть включати недостатні податкові платежі, неправильний податковий ідентифікаційний номер або неможливість надання податкового ідентифікаційного номера. IRS вимагає нової форми W-9, коли підприємству наказано ініціювати резервне утримання для фрілансера, незалежного підрядника або постачальника. Форма заміни повинна вказувати зміну резервного утримання від звільнення від звільнення від оподаткування.
