Практично кожна організація спирається на комп'ютери або комп'ютеризоване обладнання для певної функції, і багато організацій покладаються на службовців для використання комп'ютерів щодня. Незважаючи на цінності, які ці машини несуть, вони пропонують повернення інвестицій організації у вигляді підвищення ефективності, більш професійних презентацій і навіть посиленої комунікації.
Ефективність
За часи, перш ніж комп'ютери стали повсюдними в американських організаціях, співробітникам, які виконували складні функції, такі як бухгалтерський облік і аналіз, часто доводилося виконувати розширені розрахунки з невеликою кількістю грошей, ніж олівець, папір і калькулятор. Співробітникам, яким доручалося створення документів, також довелося виписувати свої вироби вручну. Комп'ютери представили електронний елемент, який дозволяє співробітникам створювати цифрові файли без необхідності писати на папері, а електронні таблиці дозволяли співробітникам виконувати складні математичні розрахунки, просто ввівши їх у машину. Коли 4-H розширення організації в Сент-Пол, Мінськ,. У 1986 році компанія представила комп'ютери, згідно з журналом Extension, агенти швидко зрозуміли досягнення ефективності у виробництві навчальних матеріалів і навіть створення прес-релізів.
Професіоналізм
Так само, як комп'ютери дозволяють співробітникам створювати документи більш ефективно, машини також допомагають працівникам надавати ці документи вишуканим і професійним зовнішнім виглядом. Замість того, щоб, наприклад, подавати рукописні або друковані рукописи до місцевої газети чи публікації, працівники можуть генерувати документ у програмному додатку, електронним шляхом перевіряти орфографічні та граматичні помилки та подавати документ безпосередньо редактору. Фахівці з продажу можуть використовувати комп'ютери для створення графіків і діаграм, що демонструють переваги своїх продуктів і послуг, а ведучі можуть використовувати комп'ютери для розробки та надання професійних, анімованих і навіть інтерактивних слайд-шоу.
Обмін даними
У переліку офісних переваг, які пропонують комп'ютери, комп'ютерний веб-сайт Spam Laws неодноразово визнає здатність комп'ютерів і мереж сприяти обміну інформацією. Працівники в одному місці можуть створювати електронні документи, а працівники в іншому місці - навіть в іншій країні - можуть отримати документ лише через кілька хвилин. Оскільки електронні файли займають лише дуже невеликий обсяг фізичного простору, співробітники можуть також брати з собою файли під час подорожей або електронного доступу до них з віддаленого місця.
Спілкування
Комп'ютери дозволяють електронну комунікацію, і ця форма миттєвого доступу, можливо, є однією з найбільш значних переваг, які комп'ютери можуть запропонувати організації. Використовуючи електронні комунікації, такі як електронна пошта, миттєві повідомлення та веб-трансляції, керівники організацій можуть спілкуватися з дуже великою кількістю співробітників в режимі реального часу незалежно від фізичного розташування. Комп'ютери також допомагають сприяти електронній комунікації з іншими основними зацікавленими сторонами, такими як інвестори та постачальники, а клієнти можуть використовувати електронні комунікації для швидкого отримання послуг або навіть розміщення замовлення. Комп'ютери можуть навіть допомогти організаціям скоротити витрати на комунікацію, полегшуючи відеоконференції, що зменшують фізичні подорожі, або встановлюючи голосові з'єднання, що виключають необхідність традиційних телефонів.
