Ваша компанія розширилася, і тепер у вас є клієнти та ділові партнери по всьому світу. Перш ніж почати розсилання міжнародних ділових листів, дізнайтеся більше про етикет, який бере участь у їх написанні. Коли ви пишете належним чином, ваші ділові листи будуть легкими для читання і ненавмисно ображають ділових партнерів з інших країн.
Правильний формат листа
Хоча у вас є кілька варіантів формату вашого листа, формат блоку найчастіше використовується для ділових листів, повідомляє лабораторія Purdue Writing Lab. Блоковий формат зберігає всі рядки ділового листа з лівого вирівнювання з повним порожнім рядком між кожним абзацом.
Елементи ділового листа
Використовуйте професійну структуру для вашого міжнародного ділового листа. Введіть свою адресу вгорі сторінки, а потім дату. Під ним введіть повну адресу співрозмовника, якому ви надсилаєте лист. Уникайте використання "дорогого" як привітання і введіть замість нього повну назву асоційованого користувача. Для тіла листа три окремі пункти забезпечують найкращу читабельність. Завершіть лист професійним закриттям, наприклад, "щиро" або "дякую", а потім ваше повне ім'я.
Розмовники і сленг
Уникайте розмовних термінів і жаргонів у вашому листі. Хоча хтось у вашому регіоні може зрозуміти ваші слова та фрази, це не так для міжнародних одержувачів ділових листів. Навіть якщо ви надсилаєте свій лист в англомовну країну, одержувач може не знати фрази, такі як "ніхто не займається бізнесом" або "волосся собаки". Щоб переконатися, що одержувач розуміє ваш лист і не ненавмисно ображений, прочитайте та видаліть будь-які терміни сленгу.
Вибір мови
Є шанс, що вам доведеться написати свій лист іншою мовою. Якщо ви не вільно володієте мовою одержувача, зверніться за допомогою до тих, хто є. Попросіть її прочитати ваш лист і виправити помилки. Не тільки ви хочете звучати професійно у вашому листі, ви також хочете, щоб уникнути образи одержувача випадково використовуючи образливі слова.
Тримайте його професійним
Незважаючи на те, що можна прийняти резерв одного рядка вашого першого абзацу для тіла, наприклад, запитати про сім'ю одержувача, краще залишати професійне листа. Отримати право на точку листа і уникнути занадто особистих.
Міжнародний бізнес Lingo
Використовуйте міжнародний бізнес-жаргон при написанні вашого листа, щоб переконатися, що одержувач розуміє все, що ви пропонуєте. Такі слова, як "експорт", "субсидія", "поліцентричний штат" і "експозиція перекладів", розуміються на міжнародному рівні. Зверніться до міжнародного бізнес-глосарію, наприклад, Глосарій глобальних термінів міжнародного бізнесу або Глосарій термінів у міжнародному бізнесі Wall Street Journal (див. Ресурси).
