Незалежно від того, чи володієте ви однією орендовою нерухомістю або декількома, важливо зберігати всі документи, пов'язані з організованими властивостями. Вам потрібний легкий доступ до оренди та будь-яких доповнень до них, якщо виникають питання орендаря, і ви повинні зберігати всі заявки на оренду у випадку, якщо відмовлений заявник зробить майбутній позов проти вас. Крім того, і, можливо, найголовніше, ви можете відняти витрати на свій податок на прибуток тільки тоді, коли ви можете довести їх через свої записи. Документи, необхідні для сплати податків, є найскладнішим завданням для організації, тому що їх так багато.
Що потрібно зберігати
Завжди зберігайте копію договору оренди, будь-які додатки до оренди та всі заявки на оренду від майбутніх орендарів у безпечному місці. Хорошою ідеєю є створення файлу для кожного об'єкта оренди. Зберігайте файли в картотеці. Вам також потрібні докази щодо того, чи ви робили або втрачали гроші на оренду нерухомості щороку і скільки. Ви робите це, перераховуючи ваш дохід від оренди і віднімаючи витрати. Скасовано чеки, банківські виписки, які показують прямий депозит або квитанції, які ви пишете, якщо ви приймаєте всі готівкові доходи. Ваші квитанції від всього, що ви витрачаєте на будинок на ремонт, страхування, податки і все інше, наприклад, терміти і сміття, служать доказом ваших витрат. Ви повинні зберігати окремі записи про доходи та витрати для кожної орендованої нерухомості.
Паперовий шлях
Там немає нічого поганого у веденні записів старомодним способом, записуючи свої доходи та витрати в зошит або бухгалтерський облік і зберігаючи доходи документи і витрати квитанції в коробці для зберігання або в купе в блокноті. Цей метод є прийнятним для Служби внутрішніх податків, повідомляє сайт юридичних консультацій Nolo. Хорошо відзначити на квитанції, для чого вона була, якщо ця інформація вже не на квитанції. Метод паперу може бути найпростішим способом ведення записів, особливо якщо це так завжди. Просто перелічіть стовпець доходу та стовпець витрат за кожен місяць, щоб побачити, як ви сплачуєте плату в кінці року. Розділити витрати, які ви могли б сплатити один раз на рік, наприклад, податок на нерухомість, на 12, щоб отримати справжній місячний рахунок.
Електронні методи
Багато програм для комп'ютерів доступні, щоб допомогти з вашим обліком. Програмне забезпечення електронних таблиць, такі як Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 і Управління можливостями, може відстежувати ваші доходи та витрати. Ви б створили окрему електронну таблицю для кожного об'єкта оренди.Але вам все одно доведеться зберігати паперові копії ваших надходжень і надходжень витрат у випадку, якщо IRS перевірить вас. Інші варіанти зберігання квитанцій полягають у тому, щоб скористатися послугою зберігання в Інтернеті, до якої ви можете завантажити ваші квитанції, наприклад, Shoeboxed, або використовувати домашню версію, наприклад NeatReceipts, для збереження цифрових квитанцій у вашому домі. Один раз на місяць переглядайте свої доходи та надходження коштів і введіть дані в електронну таблицю.
Програмне забезпечення для управління майном
Орендодавці також можуть використовувати програмне забезпечення для управління нерухомістю, щоб утримувати оформлені документи на оренду нерухомості. Quicken, наприклад, має програмне забезпечення, яке організовує всі документи для вас. Він також допомагає знайти всі ваші податкові відрахування, надає місце для реєстрації прострочених платежів або часткових платежів і дозволяє порівняти статуси орендованих об'єктів. Програмне забезпечення для управління нерухомістю, як правило, має багато розширених функцій, які можуть знадобитися поміщикам з одним або двома властивостями. Орендодавці з більш ніж 10 властивостями часто вважають їх корисними, за словами Ноло.
