Успішні адміністратори можуть граціозно управляти декількома завданнями, надаючи позитивне перше враження від своїх компаній гостям, відвідувачам і потенційним співробітникам. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі професійних послуг або у великій транснаціональній корпорації, належні організаторські навички можуть бути ключем до підтримки ефективної рецепції. Найкращі ідей організації-адміністратора спрощують рутинні завдання і роблять гостинність більш ефективною.
Короткий довідник
Створіть швидкі довідкові посібники для звичайної інформації, наприклад, часто називаються номери, офісні номери та списки розширень телефону. Ламінуйте ці напрямні, щоб зробити їх легкими в обігу та швидко посилатися на них. Розташуйте ці напрямні в організованому файлі, коли вони не використовуються активно. Розгляньте можливість отримання додаткових копій цих посібників для надання їх на запит. Ці посібники зроблять вас більш ефективними та допоможуть прискорити рутинні завдання, наприклад, передачу дзвінків.
Ключові призначення
Складіть список очікуваних відвідувачів за день за призначенням. Вкажіть ім'я особи і кого ви повинні повідомити про їх прибуття. У цьому списку ви зможете налаштувати вітання для відвідувачів. Наприклад, коли приїжджає гість, ви можете сказати: "Ласкаво просимо, містер Сміт. Пані Еппс раді Вашій зустрічі". Цей тип привітання змушує гостя відчувати себе більш заохочуваним і може допомогти поліпшити результати його зустрічі. Це індивідуальне вітання особливо корисно для інтерв'ю з працівниками. Якщо потенційний працівник почуває себе вітали, вона буде більш приємною для свого інтерв'ю і матиме більш сприятливий погляд на роботу в компанії.
Розбийте графік повороту
Переконайтеся, що у вас є належне резервне копіювання, щоб покрити свої обов'язки, коли ви перебуваєте на перервах або мають дні хвороби. Зробити "шпаргалки", які окреслюють основні обов'язки і функції, які можуть бути надані будь-кому, хто заповнює вас. Розгляньте можливість створення формального графіка, який обертає зобов'язання щодо охоплення різних відділів у вашій компанії. Ця система ротації дасть вам більше контактів з кількома частинами бізнесу, що полегшує для Вас прямі питання в майбутньому.
Рекламні книги компанії
Створити фірмовий альбом, в якому висвітлюються позитивні новини та діяльність компанії. Ремесло цих книг, коли у вас є час простою і розмістити їх у зоні очікування для відвідувачів, щоб переглянути. Ці книги нададуть відвідувачам конструктивний шлях, щоб пройти час, поки вони чекають свого призначення, і можуть допомогти їм одночасно ознайомитися з вашою компанією. Зберігаючи Ваших гостей, Ви зможете привернути увагу до інших завдань та телефонних дзвінків, що підвищує ефективність Вашої організації.
Прохолодні напої
Тримайте прохолодні напої на стійці реєстрації. Встановіть невеликий холодильник для зберігання холодних напоїв під столом або в зоні очікування. Ви можете випити чайник з однією чашкою, а також стандартні кавові продукти, такі як цукор і вершки. Поставте лоток хлібобулочних виробів на стійку прийому або чашу твердих цукерок. Завдяки тому, що ці напої близькі, ви зможете забезпечити теплий прийом гостю вашої компанії, не виходячи зі стійки реєстрації.
