У світі бухгалтерського обліку, операції з доходів і витрат записуються за допомогою спеціального процесу, призначеного для відстеження та класифікації кожної транзакції для легкого відкликання на більш пізній час. Бухгалтери постійно записують операції, і кожен місяць повинен мати можливість сортувати та класифікувати ці дані у форматі, який створює набір фінансових звітів, включаючи звіт про доходи та баланс компанії. Кожна частина даної фінансової операції записується на рахунки, які використовують ідентифікатори, які називаються кодами загальної книги.
Поради
-
Компанії часто використовують коди загальної книги (GL) для класифікації даних бухгалтерського обліку кількома різними способами. Ці коди дозволяють компанії сортувати дані про транзакції таким чином, щоб вони могли виробляти декілька різних бухгалтерських звітів і надавати можливість аналізувати операції обліку компанії різними корисними способами.
Що таке кодекс GL?
Компанії часто використовують коди загальної книги (GL) для класифікації даних бухгалтерського обліку кількома різними способами. Коди можуть варіюватися від простого тризначного рядка до коду з кількома частинами, кожен з яких позначає класифікатор, такий як допоміжний номер, бізнес-одиниця, відділ або інша категоризація.
Ці коди дозволяють компанії сортувати дані про транзакції таким чином, щоб вони могли виробляти декілька різних бухгалтерських звітів і надавати можливість аналізувати операції обліку компанії різними корисними способами.
Ці рахунки GL-коду встановлюються в певному порядку, визначеному принципом бухгалтерського обліку з подвійним записом. Коди GL йдуть в порядку від таких активів, як готівка, дебіторська заборгованість, запаси та обладнання, до зобов'язань та акціонерного капіталу. Кількість облікових записів у цьому розділі може становити лише п'ять, або до 100 або більше, залежно від складності компанії.
Список рахунків ГД також включає рахунки, що складають звіт про прибутки та збитки, з рахунків доходів та інших доходів на рахунки операційних витрат та позабюджетні витрати, такі як витрати на відсотки.
Головна книга
Головний бухгалтерський обліковий запис компанії діє як основний запис для всіх фінансових операцій. GL може включати в себе під-книги, наприклад, для ведення записів бізнес-одиницями, які об'єднуються в головну книгу. Вся ця інформація потім стає основою фінансової звітності компанії.
GL зберігає інформацію про кожну бухгалтерську операцію. Ця інформація є корисною, коли через кілька років бухгалтер повинен пам'ятати, чому компанія витрачала незвичайно велику суму грошей на канцелярське приладдя один місяць, або компанія двічі помилково сплачує вексель і потребує розгляду платіжних реквізитів вирішити проблему. Бухгалтери часто роблять замітки в комп'ютерній системі, коли здійснюють операції запису журналу в GL для подальшого використання.
Що таке записи у Головній книзі?
Загальні записи бухгалтерського обліку є записаними операціями, які компанія здійснює за допомогою грошей. Ці операції, як правило, вносяться в бухгалтерський журнал, і ця інформація підсумовується і розміщується в головній книзі.
Наприклад, коли компанія купує канцелярські приналежності, вона записує вихідні готівки шляхом внесення запису на кредитний журнал на свій рахунок касового балансу, запис в дебетний журнал, щоб збільшити свій облік активів канцелярських товарів і запис в дебетний обліковий запис, що відображатиметься у звіті про прибутки та збитки.
Після завершення цих записів журнал бухгалтер розміщує їх у головній книзі для завершення процесу вступу. Багато комп'ютеризовані системи бухгалтерського обліку забезпечують прозорість процесу внесення журналу, таким чином, що всі операції здійснюються безпосередньо в головній книзі.
План рахунків
Рахунки GL дотримуються певного порядку та структури, що називається схемою рахунків, яка дозволяє перевіряти певні типи помилок і виробляти послідовні та впорядковані фінансові звіти. Компанії зазвичай використовують бухгалтерський облік при подвійному запису під час запису в головну книгу, і повинні використовувати дебети і кредити, що компенсують, для запису кожного запису.
У головному списку кодів рахунків ГЛ або рахунку рахунків перераховані всі рахунки балансу, а потім всі рахунки рахунків доходів. Потім бухгалтери можуть запустити звіт, який називається пробним балансом, який показує кожен рахунок GL та його відповідний баланс. Оскільки кожна транзакція повинна мати принаймні один дебетний та кредитний запис, які безпосередньо компенсують один одного, у звіті про пробний баланс слід показати, що сума всіх рахунків дорівнює нулю. Якщо це не так, дебет або кредит може бути відсутній або невідомий.
