Сьогодні підприємствам пощастило мати багато інструментів, які допоможуть полегшити ефективне спілкування. Від додатків до обміну повідомленнями до відеодзвінків і онлайн-платформ для спільної роботи в командах немає способів спілкування з колегами, клієнтами, партнерами та зацікавленими сторонами бізнесу. Хоча існує декілька різних систем зв'язку, які підприємства можуть включити до своїх повсякденних процесів, якості ефективної комунікації все ще потрібні незалежно від того, яка платформа використовується.
Обережно слухайте розмову
Прослуховування є ключовим елементом, необхідним для ефективного спілкування. У бізнесі важливо проводити активне слухання, що означає намагання почути і зрозуміти, що вам хтось говорить. Якщо колега розмовляє з вами про проблему з клієнтом, важливо зрозуміти деталі перед тим, як перейти до рішення.
Люди не люблять спілкуватися з тими, хто не поспішає слухати те, що вони мають сказати. Щоб показати своєму колезі, що ви активно перераховуєте, можна повторити або перефразувати частини їхньої розмови, щоб продемонструвати своє розуміння ситуації з клієнтом. Задавати питання, щоб отримати роз'яснення деталей, також є способом активно слухати і отримувати всебічне розуміння загальної картини.
Знайте свою аудиторію
Модифікація повідомлення на основі аудиторії є критерієм ефективного спілкування. Те, що ви повинні сказати одній людині, не буде правильним для іншого, виходячи з їхньої ролі в організації та їхнього знання теми. Щоб ефективно передати ваше повідомлення, потрібно змінити мову, тон і носій, щоб вони відповідали вашій аудиторії.
Наприклад, спосіб спілкування з виконавцем у вашій організації може відрізнятися від того, як ви спілкуєтеся з колегою, навіть якщо вміст повідомлення однаковий. Деякі люди використовують більш офіційну мову з начальством, використовуючи випадковий бізнес-мова з колегами. Культура Вашої компанії також вплине на спосіб спілкування з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
Будьте короткими, повними і правильними
Надаючи стислий, точковий зв'язок допомагає уникнути повторення та розчарування. Видаляючи непотрібні деталі з комунікації, ви можете зменшити шанси на непорозуміння. У наші дні проміжок уваги людей є коротким, тому передача повідомлення через десять хвилин є більш ефективною, ніж 30 хвилин. Наприклад, якщо ви зустрічаєтеся з клієнтом щодо можливостей продажу, покажіть їм, що ви поважаєте їхній час, зберігаючи максимально короткий виклад презентації.
Хоча ефективна комунікація коротка і лаконічна, вона також повинна бути повною. Це означає, що повідомлення повинно включати всі відповідні факти і має бути організовано логічно, так що це легко дотримуватися. Виходячи з того, з ким ви спілкуєтеся, ви можете припустити певні аспекти їх знань, надаючи деталі, яких вони не знають. Забезпечення повного сенсу повідомлення є ключовим для ефективного спілкування. Наприклад, якщо ви працюєте з новим діловим партнером і обговорюєте закупівельні поставки з них, необхідно надати їм усі специфікації матеріалів, які вам потрібні. Не надаючи такої цінної інформації, постачальник може не мати можливості доставити потрібні деталі, які можуть викликати розчарування, затримки та погані відносини.
Надання фактів таким, яким вони є без перебільшення їх, є одним з якостей хороших комунікативних навичок і дозволяє уникнути неоднозначності та плутанини. Наприклад, якщо ви маєте справу із скаргою клієнта з працівником, ви повинні отримати відгук від обох сторін, щоб зрозуміти проблему.
Включіть зворотний зв'язок до повідомлення
Ефективна комунікація передбачає надання та одержання своєчасного зворотного зв'язку. Зворотній зв'язок допомагає показати вам і людині, з якою ви спілкуєтеся, чи було надіслано та отримано точно повідомлення. Якщо зворотній зв'язок повністю відсутній, це може показувати, що ви не спілкувалися ефективно або що одержувач не повністю розумів ваш сенс.
У бізнес-середовищі зворотний зв'язок є критичним при роботі в команді. Наприклад, якщо ви перебуваєте на управлінській посаді, вам потрібно надати співробітникам конструктивні відгуки про їхні дії, їхню роль та навички спілкування з клієнтами. Зворотній зв'язок також включає в себе похвалу, яка може підвищити моральний стан компанії і збільшити товариство.
Окрім забезпечення зворотного зв'язку, ефективне спілкування також потребує його отримання. Конструктивна зворотній зв'язок корисна для покращення продуктивності на роботі. Наприклад, якщо ви відповідаєте за промову під час загальнонаціонального засідання, не забудьте запитати ключових членів вашого персоналу про зворотний зв'язок після виступу. Їх зворотній зв'язок покаже вам, чи була ваша мова ефективною у передачі вашого повідомлення, і покаже вам, якщо ваші співробітники розуміють основні моменти, які ви хотіли поспілкуватися. Їх зворотній зв'язок також покаже вам місця, де потрібно покращити свої навички спілкування. Наприклад, якщо критикою було те, що мова була занадто довгою, ви знаєте, що наступного разу ви зможете працювати над тим, щоб бути більш стислими у своєму спілкуванні.
Покажіть повагу через розмову
Повага до людей, з якими ви спілкуєтеся, є важливим критерієм ефективного спілкування. Люди більш мотивовані до співпраці з вами, якщо ви виявляєте повагу до них та їхніх ідей. Наприклад, якщо ви зустрічаєтеся з першою перспективою, ви можете проявити повагу, звертаючись до них, використовуючи їхню назву, що змушує їх відчувати себе гідними. Виділяючи час, щоб прочитати про свій бізнес і звернутися до них у вашій розмові, можна продемонструвати перспективу, яку ви поважаєте.
Якщо ви розмовляєте з діловим партнером по телефону, покажіть свою повагу, залишаючись зосередженими на розмові під рукою. Замість того, щоб перевіряти свою електронну пошту або переглядати веб-сторінки, розмовляючи по телефону, залишившись займатися з ними під час телефонного дзвінка, слід поважати.
Під час спілкування по електронній пошті з колегами потрібно ще кілька хвилин, щоб вичитати своє повідомлення, так що воно не містить помилок та орфографічних помилок. Ви проявляєте повагу, витрачаючи час на ретельне конструювання вашого повідомлення.
Не забувайте про невербальне спілкування
Слова, які ми використовуємо для спілкування, становлять менше 10 відсотків повідомлення, яке ми передаємо. Це означає, що невербальні сигнали мають вирішальне значення для ефективного спілкування. Тон вашого голосу показує, як ви почуваєтеся, коли спілкуєтеся. Якщо ви хочете бути дружніми, наприклад, будьте впевнені, що ваш тон дружній.
Ваші жести рук, ваша позиція і мова тіла допомагають передати сенс ваших слів. Перетинання сигналів зброї про те, що ви захищені або закриті під час контакту з очима, показують, що ви хочете встановити зв'язок.
Зверніть увагу на невербальні сигнали, які передаються особою, з якою ви говорите. Їхня постава, тон і мова тіла покажуть вам, як вони почуваються про те, що ви говорите, і можуть допомогти керувати способом спілкування з ними.
Вимоги до системи хорошого зв'язку
Хороша система зв'язку вимагає, щоб ви вибрали правильну систему зв'язку для роботи під рукою. З такою кількістю доступних опцій, як телефон, повідомлення, електронна пошта та особисто, ви повинні вибрати носій, який найкращим чином відповідає темі бесіди. Наприклад, ви не надішлете текст своєму начальникові, щоб він пішов з вашої позиції, або попросити про підвищення. Такі важливі розмови повинні відбуватися особисто. Аналогічно, вам не потрібні особисті зустрічі для незначних питань бізнесу, які можна надіслати по електронній пошті, щоб заощадити час і ресурси.
