Персональний діловий лист написано від особи до компанії чи організації. Такий лист може бути написаний з цілого ряду причин: вирішити проблему як помилка на векселі; вимагати повернення або обміну товару; хвалити добру роботу працівника; або попросити на користь пожертвування часу, грошей, товарів або послуг. Якою б не була причина, особистий діловий лист написаний на порожньому аркуші паперу, а не на бланку. Розглянемо наступне наступний раз, коли ви повинні написати.
Налаштування сторінки
Використовуйте 1-дюймові поля на верхній, нижній та боковій стороні сторінки. Якщо ваш особистий діловий лист короткий, збільшіть верхню межу до 2 дюймів і сторони до 1½ дюймів. Використовуйте легкий для читання шрифт, наприклад Times New Roman, Arial або Cambria, розмір шрифту 11 або 12 точок. Одинарні пробіли.
Стиль листа
Якщо використовується стиль блоку, всі рядки починаються з лівого поля. Для модифікованого стилю блоку починаються дати і закриваються рядки в центрі сторінки замість лівого поля.
Вашу адресу та дату
Ваша адреса (також названа адресою відправника) починається в першому рядку сторінки, і всі типово скорочені терміни, такі як вулиця, квартира або бульвар, повинні бути прописані (для формальності). Не забувайте кому між назвою вашого міста та двома буквами своєї держави. Не залишайте жодного пробілу між останнім рядком вашої адреси та датою, якою є день, коли лист завершено або надіслано. Введіть місяць, день і рік на першому рядку, вказавши місяць. Наприклад, введіть "27 вересня 2008 року" замість "27 вересня 2008 року" або "9/27/08". Не забувайте кому між датою та роком. Якщо ви використовуєте змінений стиль блоку, почніть вводити адресу в центрі сторінки замість лівого поля.
Ім'я одержувача, назва компанії та адреси
Чотири рядки (або 1 дюйм) нижче дати введіть назву одержувача, що починається з "Mr." або "Ms." Використовуйте як прізвище, так і прізвище, а потім кому і назву одержувача (наприклад, менеджер, керівник, координатор). У наступному рядку введіть назву компанії, за якою йде адреса компанії (також звана внутрішньою адресою), не використовуючи жодних скорочень, окрім скорочень штату.
Привітання
Один порожній рядок пізніше введіть привітання, використовуючи те ж саме ім'я, що й у внутрішній адресу, починаючи з "Дорога". Привітання в особистому діловому листі має закінчитися двокрапкою. Наприклад, "Шановна пані Люсінда Джонс:"
Тіло
У особистому діловому листі, тіло починається на порожньому рядку після привітання. Одномісний простір і лівий вирівнювання кожного абзацу в тілі, залишаючи порожній рядок між абзацами. Основна лаконічність: Почніть з дружнього відкриття з наступним призначенням листа. Другий параграф повинен обґрунтовувати мету; надайте деталі, такі як номери рахунків, номери рахунків-фактур, дати поставки чи послуги, імена продуктів або співробітників, які допоможуть вашому читачеві та вашій справі. Надайте лише відповідну інформацію та допоміжну інформацію, маючи на увазі, що ваш читач зайнятий. Останній абзац повинен повторювати мету (з першого абзацу) і, при необхідності, вимагати певного типу дій.
Закриття та ведення обліку
Закриття вашого особистого ділового листа повинно бути ліворуч, якщо ви не використовуєте модифікований стиль блоку, який вимагає початку закриття в центрі сторінки. Якщо ви закриваєте більше одного слова (наприклад, "Дякуємо" або "Щиро ваш"), використовуйте лише першу літеру першого слова і використовуйте кому після останнього слова, а не двокрапка, як це було запропоновано після вітання. Пізніше три порожні рядки введіть своє повне ім'я. Ви можете надрукувати лист і фізично підписати своє ім'я між закритим і набраним іменем, якщо ви бажаєте. Особисті ділові листи реєструються між вами і бізнесом. Тому хороша ідея зберігати копії особистих ділових листів, які ви пишете. Якщо ви стурбовані своїм приїздом поштою, завіруйте їх на пошті перед тим, як відправити їх, щоб ви знали, коли компанія отримує ваші листи.
