Написання офіційного листа до ради директорів може бути процесом залякування. Це ваш шанс почути ваші думки відповідальними, тому важливо стежити за формальним процесом. Але немає сенсу отримувати правильне форматування, якщо відсутність вмісту або грамотні помилки.
Перед початком Листа до Правління
Відповідаючи з радою директорів, знайте, що ви хочете сказати. Яка ваша мотивація? Що ви хочете досягти? Лист-скарга потребує зовсім іншого такту від, наприклад, листа, що вимагає фінансування проекту.
Знайдіть час, щоб зробити деякі нотатки. Запишіть, що сказати і чому це важливо для вас. Останній може не зробити це у листі, але це може допомогти вам бути зосередженими та відсортованими. Чи існує документація, на яку потрібно звернутися, докази чи статистику, яку ви хочете поділитися? Підготуйте їх і запишіть, чому вони є актуальними.
Складання листа
Спочатку організуйте свої нотатки. Що є найбільшим моментом у зв'язку з тим, чому ви пишете? Які елементи підтримують цей момент? Помістіть їх. Це, по суті, ваш план, так що тепер вам добре йти.
Багато людей борються з початком листа, думаючи, що вони повинні бути дотепними з самого початку, але бути чітким більш важливим. Скажіть все, що потрібно сказати, а потім покращуйте і затягуйте його під час редагування. Для початку зверніться до нього: «Шановний голова Сміт і члени ради», а потім відкрийте «я пишу…», а потім назвіть ваш головний привід для написання.
Слідуйте за своїм відкриттям основним пунктом підтримки і напишіть пару стислих абзаців, які включають всі питання, які ви вже відзначали раніше.
Пам'ятайте, що це бізнес, і ці люди мають багато на своїй тарілці. Не будьте квітковими, не люблячи або довготривалий. Підійдіть до справи, будьте ввічливі і поважно підпишіться.
Важливість редагування
Насправді, написання ради директорів зовсім не відрізняється від написання будь-якого офіційного ділового листа, за винятком того, що це стосується групи людей, і воно може більше їздити на ньому, залежно від того, чому ви пишете.
Більшість людей надмірно напружується щодо написання, коли найважливіша частина, дійсно, є редагуванням. Завжди роблять перерву після написання чогось, так що ваша голова очищається і ви повертаєтеся зі свіжими очима.
Візьміть не менше трьох пропусків редагування. Шукайте граматичні помилки, непотрібні слова і надмірно випадковий тон. Люди часто помиляються, будучи лаконічними, з грубим, але написання лаконічно сильне і доречно, обидві якості, які добре грають у діловому листуванні.
Тим не менш, будьте шанобливі і трохи шанобливі, але не кидайте і не кладіть нічого надто густо.
Знай свого призначення
Як уже згадувалося, важливо знати, чому ви пишете. Не виключено, що три найпоширеніші листи, які ви будете писати, це щось просити, подати у відставку або прийняти можливість.
Відставка: Відмовившись від компанії, проекту або навіть самої ради, заявіть, що ви вдячні за те, що у вас була така можливість. Поясніть, бажано одне речення, чому ви відмовляєтеся - з особистих причин, щоб дослідити нову можливість, тому що ви жадаєте змін - не обмінюючись деталями. Тримайте його коротким і професійним. Якщо ви можете, пропонуйте бути доступними у майбутньому.
Прийняття: Це може бути один абзац, за яким йде висловлювання подяки. Скажімо, ви з гордістю приймаєте таку можливість, ви сподіваєтеся внести свій внесок, і ви вдячні за віру ради. Не зупиняйтеся на проектах чи намірах; для цього потрібні контракти.
Запит: Відразу зазначте, що ви просите. Поясніть, чому. Якщо у вас є підтверджуючі докази того, чому запит є дійсним, то коротко опишіть це. Уникайте обіцянок щодо результатів або результатів, оскільки вони повинні бути викладені тільки в графіку контракту або проекту, де є переговорна спроможність. Дякуємо їм за їх розгляд і пропозицію бути доступними, якщо вони мають питання або потребують роз'яснень.
