Написання листа для відмови від офіційного запрошення може бути складним. Необхідно відповісти так, щоб людина або бізнес, який запрошує вас, знав, що вони не повинні вас чекати. Виклик приходить з написанням листа таким чином, щоб не ображати або змусити іншу сторону подумати, що ви просто намагаєтеся вийти зі свого заходу. Ретельне формулювання та гостре око до деталей гарантують, що одержувач отримує повідомлення в дусі.
Почніть свій лист відмови з привітанням. Вирішіть, як ви хочете звернутися до одержувача. Якщо це дійсно офіційно, і ви не маєте повсякденних відносин з людиною, звертайтеся до нього як до "містера" або "Місіс" Використовуйте лише ім'я в офіційному листі, якщо ви впевнені, що це прийнятно.
Бути чесним. Не складайте екстравагантних історій, які пояснюють, чому ви не можете бути присутніми. Скажіть правду в найбільш стислій формі. Поясніть у реченні чи двох причини, чому ви не будете відвідувати. Використовуйте такі слова, як "на жаль" або "на жаль", щоб вказати, що ви бажаєте, щоб ситуація була іншою.
Висловіть свою вдячність за запрошення. Дякуємо одержувачу за те, що він думає про вас. Це гарантує, що ви не буде остаточно вилучено зі списку для майбутніх подій.
Закрийте лист, висловивши найкращі побажання одержувачу. Дайте йому знати, що ви сподіваєтеся, що його подія пройде добре.
Закрийте лист "Щиро" або просто ще раз подякуйте одержувачу. Підпишіть своє ім'я пером. Це свідчить про те, що ви особисто витратили час на лист. Друковане ім'я є занадто загальним і може змусити хоста вважати, що ви занадто зайняті, щоб не поспішати належним чином відповісти на його запрошення.
Прочитайте лист вголос. Переконайтеся, що він має тон, який ви хочете висловити. Внесіть будь-які зміни, а потім надішліть лист.
Увага
Чесність - це найкраща політика у відмові від запрошення. Ви не хочете потрапити в брехню, яка може розірвати хороші ділові відносини.
