Написання офіційного листа залякує. Написання офіційного листа своєму начальнику може відчувати себе страшним. Незалежно від того, чи потрібно подати заяву на відпустку або подати заяву про відставку, це хороша навичка вчитися, коли ви виходите в робочий світ. Збереження шаблону на увазі допоможе вам на цьому шляху.
Подумайте про свій намір
У чому тут Ви зосереджені? Що ви хочете бути вашим кінцевим результатом? Бути ясним з собою не тільки те, що ви хочете сказати, але й чому вам потрібно сказати, що це допомагає при написанні вашому босу. Важливо бути чесним щодо того, що ви хочете передати.
Ваша контактна інформація
У верхньому правому куті слід розмістити всю свою контактну інформацію. Він повинен виглядати так:
- Ім'я
- Адреса компанії.
- Ваша пряма телефонна лінія компанії.
- Адреса електронної пошти.
Це дає зрозуміти, хто ви і хто ваш безпосередній керівник або ваша команда.
Контактна інформація вашого начальника
Прямо через вашу контактну інформацію розмістіть контактну інформацію свого начальника в тому ж форматі, що й вище:
- Ім'я
- Адреса компанії.
- Його пряма телефонна лінія компанії.
- Адреса електронної пошти.
Дата листа
Один рядок нижче контактної інформації, дату листа. Він повинен бути датований з дня, коли ви хочете залишити його для вашого боса, а не в день, коли ви почали писати свій лист. Це також дає часові рамки для відповіді.
Відкрити за допомогою привітання
Безпосередньо під датою розмістіть привітання: «Шановний містер! ім'я начальника з комою, безпосередньо наступною. Напишіть, як саме ваш шеф вважає за краще звертатися.
Перший абзац
Почніть з узагальнення, хто ви є. Незалежно від того, чи є ваша компанія великою чи маленькою, визначити себе - це правильний спосіб зробити це. Ваша посада, ваш точний відділ і як довго ви були з компанією. Тут також потрібно чітко вказати мету написання цього листа своєму начальникові, наприклад: «Я пишу цей лист, щоб просити медичний відпустку, починаючи з шести тижнів, з 15 травня по 5 червня».
Другий абзац
Ось де ви розкриваєте заяву, яку ви зробили у вищезгаданому абзаці. Продовжуючи на прикладі необхідності медичного відпустки, ви могли б написати щось на кшталт: “Моя причина для медичного відпустки - мати медичну операцію. У мене є п'ять тижнів оплачуваного відпустки. Чи можу я взяти мій оплачений відпустку в повному обсязі, а також ще один тиждень неоплачуваного відпустки? »Важливо використовувати правильний тон у вашому листі. Ви ніколи не захотіли зустріти як вимогливий, але допитуючи, та informative. Зрештою, ви хочете, щоб ваш начальник відчував, що ви поважаєте їхню позицію і авторитет, щоб вирішити, що дозволено. Важливо також додати, що ви відкриті для особистої розмови з цього питання або будь-яким способом найлегше зв'язатися з вами.
Третій абзац
Коротко, дякуйте своєму начальникові за час, прочитаний ваш лист.
Закрийте свій підпис
Вихід з ввічливим і професійним закриттям. "З найкращими побажаннями" та "Щиро", а потім комою - хороші стандартні варіанти. Залиште великий простір і введіть своє ім'я, щоб після його друку ви могли підписати лист у цьому просторі.
Незалежно від намірів вашого офіційного листа до вашого начальника, переконайтеся, що це добре написано заздалегідь, якщо воно є чутливим до часу. Чи залишати вашу компанію тимчасово або подавати заяву про відставку, насамперед має бути оперативність і ввічливість.
