Передати листи, що називаються також супровідними листами, супроводжуватимуть факси та повідомлення електронної пошти, щоб описати вміст документів, надісланих факсом, або файли, додані до електронної пошти. Передачі листів також гарантують, що документи надаються потрібній особі, якщо вони надсилаються на загальний факс або адресу електронної пошти. Ці листи, як правило, є короткими і містять лише необхідну інформацію. Оскільки листи, що передаються, є формою ділової кореспонденції, для правильного написання необхідно дотримуватися певних стандартів.
Введіть своє ім'я або назву компанії, адресу, номер телефону та іншу контактну інформацію у верхній частині документа, розмістивши його на правій стороні сторінки. Крім того, ви можете написати лист на фірмовому бланку компанії.
Пропустіть рядок і вкажіть дату під інформацією у правій частині сторінки.
У лівій частині сторінки введіть ім'я, адресу та, якщо необхідно, номер рахунку або іншу ідентифікаційну інформацію одержувача.
Адресуйте лист спеціально особі, яка її отримає. Якщо ви не знаєте імені особи, то достатньо писати "Шановні пані та панове".
Вкажіть причину написання листа в першому реченні. Вкажіть, якщо ви надсилаєте резюме, бізнес-пропозицію, звіт або інформацію про продукт або послугу.
Дайте довідкову інформацію про документ, який ви надсилаєте у другому абзаці. Це може включати дати, протягом яких читач повинен діяти на основі інформації, що міститься в документі, або, якщо документ має декілька сторінок, короткий опис включених сторінок. Ви також можете нагадати читачеві про будь-які розмови чи листування, які ви мали з ним стосовно документа.
Дякуйте читачеві за її час у останньому абзаці і попросіть її зв'язатися з вами, якщо у неї є якісь питання.
Введіть ваше ім'я, назву та контактну інформацію, наприклад адресу електронної пошти або номер телефону, внизу сторінки. Напишіть свій підпис вище свого імені.
