Пробний баланс - це заява, створена компанією, яка перераховує всі рахунки в її головній книзі разом із залишками кожного рахунку. Створення пробного балансу - це процедура, яка зазвичай виконується наприкінці кожного місяця й року. Пробний баланс використовується для підготовки балансу та звіту про прибутки та збитки на кінець кожного періоду.
Назви облікових записів
Пробний баланс складається на головній книзі, що містить три колонки. (Основна книга - це книга компанії, яка записує всі рахунки та поточні залишки в будь-який час.) Перший стовпець, з лівого боку документа, призначений для розміщення облікових записів. Усі рахунки, що містять баланс у головній книзі компанії, записуються за назвою облікового запису. Рахунки перераховані в певному порядку, починаючи з активів. Після активів є зобов'язання, власний капітал, доходи та рахунки витрат. У бухгалтерському обліку рахунки завжди перераховуються в цьому конкретному порядку. Якщо обліковий запис у обліковій книзі має нульовий баланс, він виключається з пробного балансу.
Дебіти та кредити
Останні два стовпці в пробному балансі призначені для залишків у кожному рахунку. Спершу стовпець дебету, а другий - кредитний. У бухгалтерському обліку дебіти завжди зліва і кредити праворуч. Баланс з кожного рахунку переноситься з залишків у головній книзі. Важливо, щоб суми рахунків були передані правильно. Як правило, рахунки активів і витрат мають залишки коштів. Пасиви, рахунки в акції та доходи мають залишок на кредитах.
Загальна кількість
Під стовпцями дебету та кредиту підраховуються підсумки. Усі суми в стовпці дебету складаються, а їх сума розміщується внизу списку. Усі суми в кредитному стовпці складаються, а загальна сума кредитів розміщується також у нижній частині аркуша. Ці дві суми повинні збігатися. Якщо їх немає, помилка була зроблена десь на цьому шляху. Після того, як ці дві суми будуть перевірені, під ними розміщується набір подвійних ліній, що означає, що пробний баланс завершений.
