Пам'ятка - коротка для меморандуму - це письмове повідомлення, в якому записується інформація, яку необхідно обмінювати з групою людей у професійному середовищі. Незважаючи на те, що записки можуть бути відформатовані в різних шаблонах, важливо включити значні частини пам'ятки, щоб повідомлення було ефективним засобом комунікації.
Заголовок
Пам'ятка повинна мати заголовок, який визначає відправника, адресата, дату та об'єкт. Коли ви включите ім'я особи на пам'ятку, напишіть його назву роботи після нього. Вкажіть назву вашої роботи після імені в полі "Від". Заголовок переходить до верхньої частини нагадування, що передує тексту. Якщо меморандум є терміновим, у вашому офісі може бути звичайною практикою написання слова "Терміново" у верхній частині заголовка.
Огляд, що приходить після заголовка, коротко пояснює вміст записки. В огляді введіть мету нагадування, наприклад, щоб представити ідею або відповісти на завдання, яке вам було надано. Огляд дає читачеві основну ідею того, про що пам'ятає, щоб вона могла вирішити, чи слід читати записку відразу або пізніше.
Контекст
У контекстному розділі меморандуму наведено інформацію про інформацію, що подається. Це допомагає читачеві зрозуміти зв'язок записки з діловими відносинами. Наприклад, ви можете написати: "У зв'язку з передовими технологіями протоколів …" Ця фраза, і інші, як це, допомогти читачеві помістити пам'ятку в контекст з тим, що ще відбувається в бізнесі.
Завдання та резолюції
Якщо метою вашого записки є пояснити завдання, які ви виконуватимете у відповідь на контекст, ви можете сказати це в наступній частині записки. Наприклад, ви можете сказати: "Я буду вивчати дослідження ринку для технології …" Це дає читачеві уявлення про наступні кроки, які ви приймаєте. Якщо Ваша записка має надати резолюцію, Ви можете написати: "Мої висновки говорять про те, що нова технологія не принесе користь нашій компанії, тому що …"
Деталі
Деякі записки вимагають включення деталей. Якщо вам потрібно включити статистику, дані або інформацію про дослідження ринку, надайте ці деталі в новому пункті. Ці допоміжні ідеї відомі як дискусійний розділ записки.
Висновок
Завершіть записку коротким висновком, який розповідає читачеві, що ви сподіваєтеся, що він отримав від читання. Заключний сегмент також повинен дати читачеві знати, що ви вітаєте питання або коментарі для обговорення.
Додатки
Якщо ви звертаєтеся до графіків, діаграм, політик, звітів, хвилин або інших ділових документів у вашій пам'ятці, приєднайте їх до задньої частини записки. Включіть на сторінку нагадування внизу, що додається один або більше документів.
