"Я хочу, щоб доповідь на моєму столі в першу чергу в понеділок вранці!" божевільний бос кричить до його похитнувся підлеглих у кіно, ТБ-шоу, книги і, можливо, більше, ніж кілька реальних бізнес-середовища. Замість того, щоб бути заляканим ідеєю складання звіту, вітайте його як можливість продемонструвати свою роботу. Бізнес-звіти є життєво важливими документами, тому що вони пояснюють часто складні питання, проблеми або дослідження чітко і лаконічно. Повідомляє про увагу команді, оскільки вони офіційні. А оскільки ви пишете доповідь, ви вирішуєте, що саме в ньому.
Що таке бізнес-звіт?
Матеріальний документ. Businessdictionary.com визначає a звіт як «документ, що містить інформацію, організовану в описовій, графічній або табличній формі, підготовлену на спеціальній, періодичній, повторюваній, регулярній або необхідній основі».
Той факт, що бізнес-звіт є документом, лише підкреслює його важливість. Хоча ви можете бути на порядку денному зборів, щоб надати звіт про активи, придбані протягом кварталу, під час і після презентації, вам доведеться посилатися на бізнес-звіт, і ви також можете поширити копію для присутніх. Пам'ятаєте страшні звіти про книжки, які ви повинні були зробити в школі? Читаючи книгу, це був перший крок, то вам треба було написати про те, що ви читаєте. Іноді вам навіть доводилося представляти свій звіт усьому класу. Але щоб допомогти вам, ви мали відчутний звіт у своїй руці. Ось як важливий звіт.
Зображення в часі. Бізнес-звіт - це компіляція фактів і статистичних даних про певний аспект бізнесу. Зазвичай це знімок у часі, який повідомляє про певний період. Наприклад, щорічний звіт охоплює важливі фінансові дані та події, що надають фінансовий знімок за цей рік, а щоквартальний звіт охоплює окремий квартал року.
Більшість звітів, незалежно від типу або мети, охоплюють певний період. Фінансові звіти охоплюють певний період. Фінанси компанії змінюються з року в рік і від місяця до місяця. Навіть звіт про наявні продукти є точним лише за певний проміжок часу, оскільки нові продукти вводяться, а старі продукти припиняються.
Формальні або неформальні. Залежно від своєї мети і того, хто її побачить, звіт може бути формальним або неформальним. Формальні звіти є тими, які будуть розглядатися і розглядатися босами, вищим керівництвом, клієнтами, потенційними клієнтами або інвесторами або навіть громадськістю. Як і всі доповіді, вони повинні бути добре написані і представлені без опечаток або опечаток, їх легко зрозуміти і точно до грошей.
Не менш важливими є неформальні звіти. Для працівників, які повинні заповнювати свої звіти про витрати, вони мають найбільше значення. Як правило, неформальні, ці звіти містять описи, дати та доларові суми, внесені до форми компанії. Якщо працівники не заповнюють доповідь ретельно і вчасно, їм можуть не відшкодовуватися квитки на авіаквитки, таксі та клієнтські страви, які вони сплатили за свою нещодавню ділову поїздку.
Звіти інших імен. Багато, якщо не більшість, бізнес-звітів не називаються навіть звітами. Це можуть бути звіти, такі як звіт про прибутки та збитки або звіт про фінансові результати або інші фінансові звіти, такі як баланси. Або вони можуть бути оглядами бюджету або прогнозами продажів.
Причини використання бізнес-звітів
Щоб підготувати відмінний звіт, це допоможе зрозуміти, для чого буде використаний звіт.
Підсумуйте. Звіти допомагають пояснити складну ідею, процес або фінансовий стан компанії ясним і зрозумілим чином. Місяці накопичених даних, або роки досліджень, можуть бути підсумовані в короткому звіті. Звичайно, він може не мати кожної деталі, яка була виявлена в дослідженні, але звіт дасть тим, хто читає звіт, стислий виклад дослідження або даних.
Спростити. Люди, які переглянуть ваш звіт, можуть не мати часу, бажання або вміння оцінювати всі дані та дослідження, які стоять за ним. У будь-якому випадку вони мають власну роботу. Ваш звіт дає їм те, що вони повинні знати.
Уточнити. Якби 10 людей прочитали і переглянули всі отримані дані та результати досліджень, вони прийшли б до різних висновків. Ваш звіт гарантує, що всі вони працюють з тієї ж точки зору, оскільки ви надаєте їм всі ті ж дані.
Переконати. Скажімо, ваша компанія хоче переконати інвесторів вкласти капітал для фінансування нової ідеї. Ваш звіт буде включено до бізнес-плану, який буде передано інвесторам. Інші асоційовані компанії складуть звіт про прибутки та збитки компанії та інші звіти про фінансовий стан, але ваш звіт буде прогнозом продажів, в якому буде визначено, де компанія вважає, що ринки, що не використовуються, і продажі, які вони можуть отримати. Фінансові звіти є важливими, але ваш звіт - це той, який може переконати інвесторів, які перебувають на забороні, на борт чи ні.
Доведіть точку. Бізнес-звіти часто використовуються у випадках, коли необхідно прийняти жорсткі рішення, наприклад, щодо зменшення розмірів, які можуть включати звільнення. Ніхто не хоче йти в цьому напрямку, але коли доповідь стоїть перед ними, показуючи постійне зниження прибутків у порівнянні з витратами, такими як зарплата, ясно, що потрібно зробити. Або, з позитивного боку, звіти можуть показувати, чи може компанія розширюватися на нові цікаві напрямки.
Вирішити проблему. Ви знаходитесь на засіданнях, де обговорення проблеми йде навколо, не доходячи до життєздатного рішення. Але, якщо ви поділитеся своїми звітами на великому екрані проекції, всі дивляться на цю ж проблему одночасно. Перегляд матеріального документа, з таблицями та графіками, які показують, де ситуація дійсно стоїть, дозволяє кожному аналізувати один і той же матеріал разом і прийти до рішення разом.
Види бізнес-звітів
Є нескінченне число бізнес-звітів, які можуть бути написані, тим більше, що ви також можете написати власний індивідуальний звіт і назвіть його за вашим бажанням. Однак, загалом, бізнес-звіти поділяються на чотири категорії: пояснювальні, аналітичні, прогресивні та юридичні. Звичайно, вони можуть і дійсно перетинаються. Наприклад, може бути пояснювальний звіт. Але його основна мета - дати інформацію про ситуацію.
Пояснювальні доповіді. Деякі бізнес-звіти написані для пояснення ситуації або теми, щоб кожен міг його зрозуміти. Наприклад, ви можете написати пояснювальну доповідь, щоб пояснити, які дослідження ви провели. Якщо ви лише подаєте таблицю з результатами вашого дослідження, ви, природно, будете завалені питаннями про причину дослідження, вашу методологію, розмір вибірки тощо. Отже, замість таблиці результатів, вам слід почати з короткого викладу причини, з якої ви взяли участь у дослідженні, і про те, як ви це робили, наприклад, використовуючи телефонні або поштові опитування, відстежуючи дані протягом певного періоду часу або незалежно від методології. Далі, ви пояснюєте результати вашого дослідження, використовуючи таблицю, схему або інший метод, що робить результати ясними. Тоді ви підсумуєте висновки в декількох реченнях.
Аналітичні звіти . Цей тип звіту містить аналіз, можливо, шляхом порівняння двох ситуацій або можливостей. Замість того, щоб просто пояснити, аналітичний звіт робить принаймні деякий аналіз результатів для читача. Ви можете використовувати візуальні матеріали у своєму аналітичному звіті, щоб продемонструвати свої точки, наприклад, діаграми або таблиці даних.
Звіти про хід виконання. Подібно до шкільних звітів, звіти про успіхи показують, як зараз йдуть справи. Вони не засновані на горах досліджень або аналізу; вони є оновленням для людей, яким це потрібно. Річні звіти, фінансові звіти, такі як звіти про прибутки та збитки та інші звіти, які є знімками часу, є звітами про хід виконання.
Юридичні звіти. Будь-який звіт, який компанія зобов'язана складати і публікувати, передавати або надсилати іншому суб'єкту, є типом юридичного звіту. Іноді також виконуються юридичні звіти для захисту компанії від можливих судових позовів або інших юридичних проблем. Якщо звіт складається для цілей оподаткування або вимагається Комісією з цінних паперів та біржі, судом або іншою офіційною установою, він належить до юридичної категорії.
Приклад написання спільних звітів
Відповідно до онлайн-лабораторії написання університету Пердью (OWL) більшість бізнес-звітів не мають універсального формату. Перевірте, чи ваша компанія має бажаний формат для звіту, який ви пишете. Якщо ні, ви можете створювати його будь-яким іншим способом. Однак у OWL є пропозиції, які допоможуть вам переконатися, що ви охоплюєте всі бази та створюєте найкращий звіт.
- Будьте короткими.
- Знайте свою аудиторію і напишіть їм.
- Використовуйте заголовки та виділіть важливі моменти.
- Спочатку покладіть найважливіші висновки, аргументи або точки.
- Вирішіть, чи слід включати свої висновки або залишити це читачам.
Вміст вашого звіту буде змінюватися залежно від його призначення та аудиторії. Для внутрішнього звіту аудиторія вже знає про компанію, тому вам не потрібно заповнювати ці дані. Проте публічний звіт, або один з кількома аудиторіями, матиме вигоду з деякої довідкової інформації про компанію.
Заголовок / титульна сторінка. Кожен звіт потребує чіткої назви, яка пояснює, що вона покаже. Це не місце, щоб бути розумним; прозорість є ключовим. Для короткого або неформального звіту, простий заголовок у верхній частині сторінки, а потім дати, якщо це можливо, буде робити. Наприклад:
Резюме доходів і витрат, перший квартал 2018 року
Формальним звітам потрібна титульна сторінка, що містить назву, дату та автора, наприклад:
Підсумок доходів і витрат
Перший квартал 2018 року
Підготовлено
(твоє ім'я)
Якщо звіт готується для певної особи або групи, додайте її після свого імені, наприклад:
Для
Компанія XYZ, Inc.
Вступ. Почніть з короткої історії або відповідної довідкової інформації про компанію, якщо ви вважаєте, що це необхідно. Потім коротко поясніть, чому був підготовлений цей звіт. Якщо у звіті представлені результати досліджень, коротко поясніть методологію дослідження. Для короткого звіту, це має бути кілька речень. Формальний звіт може містити всю сторінку. Деякі офіційні звіти починаються з резюме, яке дає огляд або резюме звіту, щоб, якщо все це прочитає хтось, вони все одно будуть розуміти звіт.
Зміст. У довгому звіті перелічіть розділи та зображення з номерами сторінок.
Орган доповіді. Ось де ви розміщуєте свої дані, суттєву або найважливішу інформацію у вашому звіті. Включіть візуальні елементи, такі як діаграми, діаграми, таблиці або графіки, а не лише текст. Візуальні матеріали показують людям те, що ви хочете, щоб вони знали, і вони є інтерактивними, що зберігає увагу ваших читачів. Таблиці, графіки та інші візуальні обґрунтовані документи є "доказом" того, що ви повідомляєте. По-перше, завжди починайте з найбільш важливих даних.
Результати. Цей розділ є необов'язковим і залежить від ваших читачів.Ви хочете сказати їм, як інтерпретувати результати, або дозволити звіту говорити сам за себе? ****
Висновки. Формальні звіти потребують кінцевого підсумування результатів, чи були вони очікуваними або стали несподіванкою, і як вони вплинуть на майбутні рішення.
Винятки. Річні та квартальні звіти є прикладами, які можуть бути більш творчими. Зокрема, якщо бізнес звертається до широкої громадськості, наприклад, щорічний або щоквартальний звіт лікарні, оновлення може бути краще розкрито за допомогою переконливих історій збережених життів або працівників, які виконують сучасні технології. Підприємства можуть також пов'язувати свій прогрес, інтерв'юючи працівників, які проводять найсучасніші дослідження, або вигадуючи нові, цікаві продукти.
Зрештою, як ви пишете свій звіт, залежить від вас. Просто тримайте його коротко, тримайте вашу аудиторію у своєму розумі та включайте інформацію, яка чітко передає ваше повідомлення. Немає поту. Ви будете мати його на столі вашого боса в найкоротші терміни.
