Для деяких людей важко порушувати старі звички або вивчати нові. Це може бути складним завданням на робочому місці, якщо співробітники тривалий час роблять таку ж рутину і незручні для всього, що вони сприймають як порушення - або навіть загрози - безпеці роботи. Їх готовність адаптуватися до змін багато в чому залежить від того, як зміни подаються їм у письмовій політиці та процедурах.
Визначення необхідності зміни
Популярна аксіома припускає, що якщо щось не порушено, вона не потребує фіксації. На робочому місці, однак, застійне середовище, яке чіпляється до старого способу ведення справ "просто тому, що" буде відставати від конкуренції, якщо воно не залишається в курсі ідей, тенденцій і технологічних досягнень, які могли б допомогти йому працювати краще. До них відносяться такі фактори, як сучасне обладнання, об'єднання, аутсорсинг і навіть скорочення, щоб краще керувати ресурсами. Перш ніж пропонувати нові політики та процедури, дуже важливо оцінити, яким чином вони безпосередньо та опосередковано принесуть користь компанії, скільки часу буде потрібно для їх повної інтеграції в існуючі операції та мислення, скільки коштуватимуть запропоновані зміни та які будуть наслідки, якщо компанія взагалі нічого не робить.
Релевантність та участь
Людям будь-якого віку взагалі не подобається говорити, що робити, особливо якщо вони думають, що їм наказано робити щось без поважної причини. Крім того, якщо їхні погляди на цю тему не запитувалися заздалегідь, то існує більша ймовірність, що вони будуть чинити опір, тому що вони думають, що сили, чи то батьки, чи подружжя, чи боси, не поважають. їх. Якщо, наприклад, ви хочете, щоб ваш фронт-офіс почав брати участь в іспанській мові, що спонсорується компанією, вони повинні бачити зв'язок між цим новим набором навичок та їх взаємодією з іспаномовним клієнтом, який згодом буде генерувати більше бізнесу, збільшуючи прибуток компанії і призводять до підвищення, бонусів і вищих комісій. Хоча не завжди практично або доцільно ставити кожне нове правило до голосування комітету, вимагаючи постійного обміну відгуками та ідеями працівників, краще дозволяє менеджерам передбачити реакцію своїх працівників на перехідні політики та процедури.
Повідомлення
Якщо ви вводите нову політику щодо безпеки офісу або надаєте навчальні матеріали про те, як працювати з новим обладнанням, вам необхідно не тільки вирішити, як буде упаковуватися та розповсюджуватися інформація, але й оцінювати її ефективність. Якщо це, наприклад, зміна політики, потрібно вирішити, чи буде вона розміщена у форматі пам'ятки, повідомлена електронною поштою або буде доступна з внутрішнього веб-сайту, який співробітники регулярно перевіряють на наявність оновлення та оголошень компанії. Метод, який ви обираєте, залежить від розміру офісу, терміновості проблеми та здатності працівників брати на себе відповідальність. Якщо це процедурний документ, потрібно вирішити, чи буде він текстовим, текст з графікою або текст з фотографіями. Вибраний підхід буде базуватися на складності завдання та матеріалу, а також на інтелектуальності читачів. Оцінка успіху нової політики або процедури буде кількісною або якісною, заснованою на щоквартальних приростах. Нове правило також може бути випробувано на пілотній програмі або розбито на менші сегменти, щоб поступово полегшити працівників до іншої рутини, на відміну від радикальних змін, які відбуваються за одну ніч. Приклад: перехід до безпаперового офісу почнеться з працівників, які навчаються працювати з обладнанням для сканування, зменшуючи кількість копій, які фізично подаються, а потім повністю виключаючи файлові шафи.
Наслідки
Коли ви оголосите нову політику, що "Casual Friday" скасовується з метою полірування іміджу компанії, ваші очікування полягають у тому, що співробітники будуть виглядати більш професійно наступної п'ятниці, коли ви їх побачите. Якщо вони все ще одягаються випадково, то це або продукт їх просто забуття нової політики, що набула чинності (іноді крива навчання може бути повільною), або умисне рішення з їх боку ігнорувати її. Якщо у вашій письмовій політиці не міститься жодної згадки про те, як буде виконуватися нове правило, буде важко змусити когось сприймати це серйозно. При складанні розділу, що стосується наслідків, важливо, щоб ви переглядали мову з представником HR та / або адвокатом, щоб переконатися, що (1) дисципліна є доречною, (2) дисципліна відповідає законам профспілок, (3) мова зрозуміла і зрозуміла і (4) дисципліна є розумною і не порушує потоку роботи. Наприклад, працівник може бути в захваті читати, що "будь-хто, хто порушить дрес-код у п'ятницю, буде відправлений додому негайно, щоб змінитися" (особливо, якщо вийти з роботи на годину або два було саме те, що він хотів у будь-якому випадку).
