Навчання - це серце будь-якої бізнес-операції. Незалежно від того, чи вони навчають привітання та послуги клієнтам або використовують складну технологію, підприємства, які прагнуть до навчання, користуються більш ефективним і продуктивним персоналом і забезпечують краще обслуговування клієнтів, ніж ті, хто цього не робить. Деякі категорії бізнесу мають обов'язкові вимоги до навчання. У Microsoft Office Suite передбачено два варіанти відстеження підготовки працівників: Microsoft Excel або Microsoft Access. Система Excel може бути реалізована будь-ким, хто має досвід роботи з електронними таблицями. Доступ, однак, забезпечує більш складні методи для звітування та відстеження.
Excel
Очікується, що перелік назв навчальних занять, які повинні виконувати співробітники. На новій електронній таблиці введіть ці заголовки стовпців: "Ім'я", "Прізвище" та назву теми або сесії в кожному наступному стовпці, використовуючи стільки, скільки потрібно. Можна також додати стовпець для номера співробітника або іншого ідентифікатора. Виберіть команду «Друк заголовків» у групі «Параметри сторінки» на вкладці «Макет сторінки» стрічки та створіть рядок «Назва». Введіть "$ 1: $ 1" у полі "Рядок заголовка".
Введіть назви всіх співробітників та будь-які ідентифікаційні номери у відповідних стовпцях.
Виберіть клітинку "A1" і, утримуючи ліву кнопку миші, перетягніть, щоб вибрати всі рядки і всі стовпці, в які будуть введені дані. Виберіть команду "Форматувати як таблицю" у групі "Стилі" на вкладці "Домашня сторінка". Перевірте поле "Діапазон даних" і встановіть прапорець "Моя таблиця має заголовки".
Виділіть всі рядки та стовпці, у які будуть введені дати навчання. На вкладці «Домашня сторінка» виберіть потрібний формат дати зі спадного списку «Загальні» у групі «Номер». Збережіть таблицю.
Введіть відповідну дату у правильній колонці та рядку, коли працівник завершить необхідне навчання. Використання формату "Таблиця" дозволяє сортувати колонки під час підготовки звітів одним клацанням миші. Збережіть таблицю після кожного нового введення даних.
Доступ
Створіть нову базу даних Access. Перейменуйте "Таблиця 1" як "Запис про навчання працівника" або бажану альтернативну назву. Відкрийте "Дизайн таблиці" у групі "Перегляд" на вкладці "Домашня сторінка". Перше поле "ID" встановлюється як первинний ключ за замовчуванням. Доступ автоматично буде визначати номер цього поля або за допомогою панелі "Властивості поля". Ви можете створити маску або інше форматування для задоволення потреб вашого бізнесу, наприклад, додавання номерів ідентифікаторів співробітників.
Введіть ці імена полів і будь-які інші поля для захоплення потрібних даних, наприклад "Ім'я", "Прізвище", "Тема навчання" або "Дата завершення". Інші поля для запису можуть включати "Оцінки", "Продуктивність" та "Примітки або Коментарі". Встановіть відповідні властивості типу та формату даних. Не забудьте вибрати "Дата / час" для типу даних поля "Дата".
Збережіть таблицю. Перейдіть до "Перегляд таблиці" у групі "Перегляд" на вкладці "Домашня сторінка".
Виберіть "Майстер форм" з групи "Форми" на вкладці "Створити", щоб відкрити діалогове вікно проектування. Виберіть кожен бажаний "Доступне поле" з лівого стовпця і перейдіть до стовпця "Вибране поле", натиснувши кнопку ">" для окремих полів або ">>", щоб перемістити всі поля за один раз. Натисніть кнопку "Далі".
Виберіть потрібний макет форми у діалоговому вікні "Макет". Натисніть кнопку "Далі". Назвіть "Форму" в наступному діалоговому вікні або збережіть відповідність за замовчуванням до імені таблиці. Вирішіть, чи слід приймати форму, розроблену майстром, або змінити дизайн. Якщо змінити форму, натисніть кнопку "Далі". Якщо використовується стандартний дизайн, натисніть кнопку "Готово". Збережіть форму.
Заповніть дані для кожного співробітника та тренувальний сеанс, коли інформація буде доступною. Використовуйте "Форму" для введення даних і "Таблиця" для фільтрації даних і створення звітів. Записи зберігаються автоматично при введенні даних.
Поради
-
Excel дозволяє прості пошуки та звіти, що базуються виключно на сортуванні. Доступ надає складні системи обліку та звітності, що дозволяє множині фільтрів створювати звіти працівником, тренувальну сесію або будь-яке інше поле або вибір даних. Імена полів доступу не можуть мати пробілів; створити просту підпис до колонок звіту. Наприклад, поле "TrainingSessionName" може бути під заголовком "Навчальна сесія" для звітів.
Увага
Не використовуйте номери соціального страхування як ідентифікаційні номери працівників; це відкриває бізнес до відповідальності за крадіжку особистих даних.
