Іноді відносини з клієнтами просто не спрацьовують. Можливо, клієнт занадто вимогливий, має нереалістичні очікування, платить пізно або просто не підходить для вашої компанії. Коли зрозуміло, що робочі відносини більше не є стабільними, настав час скоротити зв'язки професійним і прямим чином.
Будьте професійним
Ваш лист повинен надходити від вас на фірмовому бланку компанії. Час доставки листів, так що ви даєте одержувачу достатньо часу, щоб знайти заміну для ваших послуг. Зверніться до особи, з якою ви працюєте, поводьтеся з підтвердженням відносин, а потім одразу. "Хоча мені було приємно бути вашим представником у сфері зв'язків з громадськістю протягом останніх п'яти років, з 1 травня 2015 року, я більше не зможу служити в цій якості".
Пропонуйте пояснення
Пояснюючи, чому ви звільняєте клієнта, це може бути непросто, особливо якщо стосунки виявляються гострими, або якщо ви зацікавлені, клієнт може погано говорити про вас іншим. Один із варіантів полягає в тому, щоб бути відвертим і вказати конкретну причину. "На жаль, я боюся, що у нас дуже різні філософії щодо виконання строків і графіків публікацій, і я більше не відчуваю, що я можу бути ефективним захисником для вас у цій позиції".
Якщо ви хочете бути менш конфронтаційними, більш загальний виправдання може уникнути відчуттів. Наприклад, "я боюся, що перебільшив себе і змушений скорочувати кількість клієнтів, яких я представляю".
Запропонувати графік завершення
Якщо клієнт не веде себе в жахливо непрофесійній манері, що вимагає негайного розриву зв'язків, встановіть графік виконання завершених проектів. «Як і планувалося, до кінця місяця ваші завершені комплекти преси будуть доставлені. Я також буду оновлювати архіви преси на вашому веб-сайті та надавати вам як цифрові, так і друковані копії різних виступів та презентацій, які я написав для вас протягом останніх кількох років. Остаточний рахунок додано для вашої зручності."
Зробити реферал
Якщо ваш клієнт просто не підходить для вас, але може бути цінним активом для колеги, пропонуйте зробити переадресацію. - Я хотів би звернутися до колеги, Джейн Сміт з ABC Public Relations. Вона має великий досвід роботи з клієнтами у вашій галузі, і я вважаю, що ваші особистості та бізнес-філософії будуть гарним поєднанням. Якщо б ви хотіли, щоб я організував зустріч, я був би радий встановити одну з них."
Напишіть Cordial Close
Принесіть свій лист до кінця сердечно і професійно. Пропонуйте для подальшого обговорення питання по телефону, якщо клієнт віддає перевагу. - Ще раз дякую вам за можливість представляти свою компанію. Якщо у Вас виникли питання або хотіли б обговорити що-небудь особисто, будь ласка, зв'яжіться зі мною безпосередньо. Я бажаю вам подальших успіхів у всіх ваших професійних починаннях ».
Захистіть себе
Якщо ви маєте сумніви щодо звільнення клієнта з юридичної точки зору, попросіть адвоката переглядати умови вашого контракту, перш ніж писати лист. Ви не хочете порушувати письмову угоду, не виконуєте зобов'язання, на які ви погодилися, або не надіслали належне повідомлення.
