Створення реалістичного графіка проекту є одним з найбільших викликів, з якими стикається менеджер проекту. Існують деякі поширені проблеми з плануваннями проектів, які можна передбачити і запобігти, надаючи всім учасникам проекту більше впевненості в розкладі.
Оцінка тривалості завдання
Найбільш основною і поширеною проблемою при плануванні проектів є оцінка тривалості кожного завдання проекту. Більшість людей недооцінюють, як довго щось прийме їх робити, в результаті чого графік відображає лише найкращий сценарій. Щоб запобігти цьому, ви можете додати часу до кожного завдання, якщо ви можете зрозуміти, наскільки ваші члени команди недооцінили. (Багато людей постійно недооцінюють певний відсоток.) Або ви можете додати непередбачений час як окремий пункт у вашому розкладі. Хоча це іноді не схвалюється, як "заправлення" вашого графіка, це насправді реалістичний спосіб зробити ваш план більш точним.
Переконайтеся, що не пропустите жодних необхідних завдань проекту. Легко не помітити тих, що виконуються групами поза вашою проектною групою, або ті, які експерт з оцінювання, який робить оцінку, вважає настільки очевидними, що їй не потрібно згадувати їх.
Призначення ресурсів
Більшість графіків проектів базується на припущенні, що потрібний ресурс буде доступний саме тоді, коли це буде необхідно. Але якщо ваша організація не має хорошого методу призначення людей проектам, це може не відбутися. Ваш графік також повинен реально враховувати, скільки часу кожен член команди може витратити на ваш проект, враховуючи інші проекти, оперативну підтримку або адміністративні завдання, які вони повинні виконувати.
Встановлення дати реалізації
У багатьох випадках керівництво або деякі зовнішні фактори встановили дату реалізації проекту перед розробкою графіка. Вас можуть попросити скоротити час, запланований для виконання деяких завдань, щоб відповідати необхідній даті завершення. Ви повинні активно повідомляти спонсору проекту про будь-які ризики, пов'язані з внесенням цих змін.
Управління невідомим
Невідомі події, такі як зміни у бізнес-середовищі або проблеми з новою технологією, можуть призвести до того, що завдання проекту будуть тривати довше, ніж було заплановано. Виявивши можливі ризики на початку проекту, ви зможете краще керувати будь-якими, що відбуваються, і тим самим зменшити їхній вплив на ваш графік.
Керування змінами
Зміни в обсязі проекту, вимоги, які необхідно виконати, або технологія, що використовується, можуть порушити графік проекту. Такі зміни повинні пройти через формальний процес управління змінами проекту, щоб спонсор проекту та клієнти могли погодитися на будь-які зміни графіка, а не бути неприємно здивовані ними.
Оцінка великих проектів
Великий проект має більше взаємозалежностей між завданнями та робочими групами або окремими особами. Такий рівень складності ускладнює прогнозування графіка, який повинен включати час для такої координації.
