Написання пропозиції контракту вимагає, щоб ви склали переконливу розповідь, яка пояснює, чому ваша компанія найкраще підходить для роботи, яку шукає державне агентство, або консалтингового проекту, запропонованого компанією приватного сектора. Оскільки пропозиції державного сектору є найскладнішим завданням для написання, а часто і найбільш трудомістким для побудови, якщо ви знаєте, як писати пропозицію про перемогу для уряду, написання для роботи в приватному секторі - це шматок пирога.
Як написати контрактну пропозицію
Переглядаючи списки розробників допомоги для авторів пропозицій на будь-якій онлайновій дошці роботи, показує, що набір навичок, який ви використовуєте для створення переможної пропозиції, є надзвичайно цінним. Але можливість написання переможних пропозицій контракту займає більше, ніж просто хороші навички письма та володіння англійською мовою. Чудові письмові пропозиції контрактів вимагають командних зусиль і чіткого розуміння послуг або продуктів компанії, процесів контрактів і придбань і ціноутворення. Поєднання пропозиції контракту може зайняти кілька тижнів і навіть місяців планування, стратегії та досліджень. Письмова пропозиція контракту не є роботою з однією особою. Багато організацій мають "команди збору", які є розширенням секції розвитку бізнесу компанії.
Коли підприємства використовують контрактну пропозицію
Багато компаній, які надають послуги або продукти державним установам, використовують пропозиції контракту як засіб отримання бізнесу в державному секторі. У приватному секторі застосовуються пропозиції щодо контрактів, але пропозиції щодо роботи в приватному секторі часто є менш складними та структурованими, ніж пропозиції, написані для державних службовців, які укладають контракти та придбання. Якщо ви збираєтеся писати контракти для вашої організації, добре дізнатися більше про урядових пропозиціях через унікальну структуру державних клопотань та вимоги до ведення бізнесу з державними агентствами. Якщо ви знаєте, як написати пропозицію про виграшний контракт для федерального уряду, наприклад, написання такої, яка переможе ваш бізнес в приватному секторі, буде легким у порівнянні.
Процес придбання
Адміністрація загальних служб США публікує Федеральні правила про придбання (FAR). FAR - це книга, що містить дві тисячі сторінок, яка містить усе, що ви хотіли знати про процеси та правила федерального уряду. Amazon також несе в собі книги і версії Cliffs-Notes-esque, але ви можете завантажити їх з урядового сайту і знати, що ви отримуєте всі оновлені зміни і поправки. Ознайомтеся з ЗПД, і він відповість на багато запитань щодо написання пропозиції контракту. Як мінімум, ви будете мати краще розуміння того, як і чому уряд вимагає таких детальних відповідей на свої запити на товари та послуги.
Процес придбання уряду часто починається з домагань. Запрошення - це доступний для громадськості документ, який містить інформацію про агентство, яке потребує послуг або продуктів. Запрошення містить відомості про тип послуги або продукту, а також про те, як уряд бажає, щоб послуга або продукт доставлялися. Вона також визначає умови управління відносинами між агентами та постачальниками. У вимогах уряду ви називаєтеся "Виконавцем" або "Постачальником". У деяких випадках уряд видає запит на отримання інформації (RFI), що передує оприлюдненню заяви. Мета RFI полягає у визначенні типів компаній, які здатні надавати послугу або продукт, який уряд хоче. Відповідь на RFI вимагає певної роботи, але не майже зусиль, необхідних для реагування на домагання уряду.
Існує кілька різних типів клопотань: Запит на пропозицію (RFP), Запит на пропозицію (RFQ) і Запрошення до пропозиції (ITB). Нюанси серед цих типів клопотання визначають, як ви структуруєте свою пропозицію контракту. Запит на закупівлю зазвичай вимагає, щоб ви представили ідеї та підхід вашої компанії дуже детально та переконливо, що демонструє вашу здатність вирішувати питання, які уряд описав у ЗП.
Наприклад, коли агентство видає ЗП, в якому зазначено, що для керівників урядів потрібні послуги коучингу та розвитку лідерства, у вашій пропозиції щодо контракту повинні бути описані послуги коучингу вашої компанії; досвід і кваліфікацію ваших тренерів і консультантів; теорії, на яких ваші тренери покладаються у своїх коучингових сесіях, і процес, який ви використовуєте для забезпечення того, щоб урядові керівники отримували максимальну користь від коучингової роботи. Крім того, ви повинні надати інформацію про кроки забезпечення якості вашої компанії, а також про те, як ви пропонуєте керувати коучингом через регулярні звіти, облік і розподіл ресурсів.
Хто написав контракт на підприємстві?
Зберіть вашу команду захоплення перед тим, як покласти ручку на папір або сісти за свій комп'ютер. Взагалі кажучи, не тільки одна людина, яка пише пропозицію контракту, написання пропозицій є командними зусиллями. Це спільне підприємство, яке включає в себе талант і досвід ряду людей в команді захоплення. Кожна людина в команді захоплення має певну роль у написанні пропозиції. Використовуючи приклад з вищезазначеного, якщо ваша компанія вже працює у сфері надання послуг коучингу виконавців, люди, які, ймовірно, додадуть цінності команді захоплення, є керівником проекту коучингу, адміністратором контрактів, авторами пропозицій, бухгалтером або бізнес-офіцером, президент компанії. Президент здійснюватиме нагляд за процесом та підписує пропозицію про контракт, коли він буде переданий уряду. Президент компанії або її представник бере участь у стадії написання та подання пропозицій, оскільки вони мають повноваження видавати обов'язкові документи.
Протягом процесу написання пропозицій ваша команда збору повинна мати регулярні зустрічі. Під час цих зустрічей ви обговорюєте стратегію, підхід, нову інформацію та прогрес. Лідер групи збору може бути експертом з розвитку бізнесу, який відповідає за логістику при складанні пропозиції контракту. Альтернативно, лідером може бути людина, яку президент компанії призначає як лідера або більш досвідченої людини, яка просто бере на себе відповідальність за керівництво командою. Регулярні зустрічі з вашою командою захоплення гарантують, що ваша пропозиція контракту буде виконана, і що ви виконаєте термін подання остаточної пропозиції. Будуть численні рецензії, перепідготовка та обговорення пропозиції - це величезні зусилля, навіть для малих контрактів.
Як отримати контрактну пропозицію
Ваша мета - виграти контракт - не виграти пропозицію контракту. Але важливим є зміст і переконливий характер змісту пропозиції, а не семантика. Першим кроком у написанні пропозиції про перемогу є дослідження агенції, яка видала клопотання. Деякі компанії надають інформацію про державні установи; однак, кожен член вашої команди збору має внести будь-яку інформацію про агентство. Наприклад, якщо ваш менеджер проекту має інформацію про стратегічне спрямування агентства від попередньої коучингової роботи, це може бути корисним для опису результатів коучингової роботи з цим агентством. Або, якщо ваш бізнес-офіцер переглянув запит до органу, що звертається до Конгресу, це є корисним при визначенні ціноутворення, що супроводжує пропозицію контракту.
Написання переможної пропозиції контракту вимагає методичного та системного підходу до реагування на домовленість уряду. По-перше, зробіть своє дослідження. Якщо ви не знайомі з агенцією, вивчіть її веб-сайт, щоб зрозуміти місію, бачення та основні принципи. Включіть ці речі в свою пропозицію і, якщо вони співпадають з місією, баченням і основними принципами вашої компанії, тим краще. Намалюйте ці паралелі, тому команда з розгляду пропозицій уряду бачить узгодження з вашою компанією. Це ключовий стратегічний підхід до встановлення подібного роду зв'язку з агентством.
Вивчіть клопотання, щоб ви зрозуміли, чого хоче агентство і примирите час і зусилля, необхідні для реагування на клопотання. Якщо ви подаєте пропозицію для великомасштабного проекту, де ви не маєте абсолютно жодної продуктивності або досвіду в цій галузі, вам потрібно або передати цю заявку або написати надзвичайно привабливу пропозицію, яка повністю описує ваші можливості в зоні обслуговування. урядове агентство вимагає. Зробіть своє дослідження над конкуренцією. Федеральні урядові установи зобов'язані публікувати свої заяви на Федеральному веб-сайті бізнес-можливостей - FedBizOpps, для короткого (fbo.gov). Під вкладкою "Зацікавлені постачальники" на темі допиту ви знайдете список потенційних підрядників та постачальників. Усі компанії, зазначені в цій вкладці, не можуть подавати пропозиції щодо контрактів; однак, це хороший початок для розуміння того, хто є вашою конкуренцією.
Пропозиція про контракт
Одним із ключових кроків у поданні пропозиції переможного контракту є замовлення компонентів вашої пропозиції. Для багатьох бізнес-звітів резюме створюється тільки після того, як "м'ясо" звіту буде завершено. Таку ж практику є доцільною для побудови письмової пропозиції щодо контракту. Подумайте про письмову пропозицію контракту як про резюме - підготуйте проект заяви, який ви використовуєте для всіх ваших пропозицій контракту, але збережіть уточнення для останнього кроку в написанні пропозиції контракту.
Більшість пропозицій щодо уряду передаються електронним шляхом. Таким чином, зразок листа-контракту є простим електронним листом, який нагадує щось подібне: "ABC Consulting радий подати відповідь на RFP # 0000, що включає технічний підхід, ціни та резюме ABC. передачі. " Причина, за якою ви бажаєте отримати підтвердження отримання, полягає в тому, щоб переконатися, що ви подали пропозицію до кінцевого терміну. Тим не менш, введення переможної пропозиції контракту є більше листом від пропозиції, ніж електронною поштою.Перший розділ вашої пропозиції контракту повинен містити довідкову інформацію про вашу компанію, послуги, які надає ваша компанія, і коротко вказати причину, чому ви є кваліфікованим підрядником або постачальником. Ось приклад вступу, який служить письмовою пропозицією контракту:
ABC Consulting (ABC) - це 8 (а), економічно неблагополучна, жінка, що володіє малим бізнесом (EDWOSB) з бізнес-місією для забезпечення чудових клієнт-орієнтованих рішень, гнучкості та інновацій. Ми співпрацюємо з нашими клієнтами, щоб оцінити їх основні цілі та забезпечити економічно ефективні, ефективні та орієнтовані на результат рішення. Команда управлінців ABC має понад 150 років спільного досвіду управління, зосередженого на унікальних аспектах федеральних контрактів. Завдяки нашому сукупному юридичному та програмному управлінню, ABC пропонує галузеві знання з практичним досвідом та знаннями для наших клієнтів федерального уряду.
Протягом останніх кількох років компанія ABC зазнала величезного зростання, зробивши в середньому 25% річного зростання. Ми пояснюємо наш вибуховий ріст нашій непохитній прихильності до якості. Ми використовуємо найкращі промислові практики для управління малими та складними проектами. Наші методики контролю якості включають аналізи для 1) визначення стратегій управління та цілей програми за кількісними, вимірюваними термінами, 2) впровадження систем та процедур для моніторингу продуктивності системи у відповідності до конкретних цілей та 3) забезпечення зворотного зв'язку про ефективність роботи та управління персоналом для покращення планування і застосовувати отримані уроки. Ми доповнюємо наші методики якості рішеннями з управління ризиками, щоб зменшити ймовірність і вплив помилок через системи професійного реагування на ризики.
Наша корпоративна інфраструктура призначена для надання високоякісних послуг нашим швидко розширюється бізнес-базі. Наше керівництво колективно функціонує як загальна підтримка нашим співробітникам програми, а не як типові «менеджери», що диктують процедури, процеси або корпоративну політику. Вище керівництво ABC працює як фундамент для надання загальної корпоративної підтримки та ресурсів персоналу програми, що безпосередньо підтримує наших клієнтів. Ми розуміємо потреби та пріоритети наших клієнтів, а також керуємо своїми ресурсами для підтримки своїх цілей.
Ми будемо використовувати наші минулі успіхи, досвід і найкращі практики, щоб надати ім'я агентства з урядового клопотання різними ініціативами з організаційного розвитку. Ініціативи з організаційного розвитку, які ми розробляємо, покращать індивідуальні та командні показники. Результат наших ініціатив збільшить залучення працівників шляхом ефективного спілкування, співпраці та формування консенсусу. ABC Consulting має досвід, підготовку, кваліфікацію та професіоналів для успішного надання широкого спектру послуг з людського капіталу, необхідних відповідно до Звіту про виконання робіт (PWS).
