Перші враження враховуються, тому вам краще зробити хороший, особливо, коли ви просите ділову зустріч. Незалежно від того, чи плануєте ви звернутися до потенційного ділового партнера, державного чиновника або клієнта, ваш вибір слів може мати велике значення. Неправильно написаний лист із запитом про призначення може вплинути на ваш імідж - і ваш бренд. Плюс, це може зруйнувати ваші шанси отримати позитивну відповідь.
Використовуйте відповідну тему
Коли ви надсилаєте лист із запитом на прийом, переконайтеся, що в рядку теми відображається ваш намір зустрітися з одержувачем. Тримайте його коротким і простим. Ось кілька прикладів.
- Запит зустрічі
- Запит на зустріч
- Лист із запитом на зустріч
- Запит на зустріч (день тижня)
- Планування зустрічі
Залежно від ваших уподобань ви можете розмістити рядок теми вище або нижче адреси одержувача. Якщо ви хочете зв'язатися з одержувачем в режимі онлайн, ви можете використовувати ту ж саму тему для електронної пошти та листа.
Представтеся
Почніть лист, представивши себе. У випадку, якщо ви зустріли одержувача в певний момент, обов'язково згадайте про це. Надайте короткий опис вашої організації або її місії, якщо це необхідно. Наприклад, можна сказати щось подібне:
Шановний представник (прізвище)
Мене звуть (ваше ім'я), і я звертаюся до вас від імені (назва компанії). У нас є спільний інтерес … і я хотів би обговорити більше.
Якщо у вас є реферал, ви можете почати з: (Ім'я перенаправлення) зазначив, що ви зацікавлені в тому, щоб дізнатися більше про наші продукти та послуги. Я хотів би запросити Вас обговорити більше в нашому офісі (дата і час).
Зазначте мету зустрічі
Дозвольте одержувачу знати, чого очікувати від зустрічі, в тому числі, як довго він займе. Надайте приблизний графік і охоплюйте основні моменти. Наприклад, можна сказати:
Заздалегідь дякуємо Вам за розгляд цього запиту. Буду вдячний за можливість зустрітися з вами і обговорити, як ми могли б об'єднати зусилля у майбутніх проектах.
Наша зустріч буде охоплювати короткий огляд наших технологій і ресурсів, а також деякі приклади нашої роботи в цій сфері. Ми також зацікавлені в обговоренні потенційної співпраці, яка буде взаємовигідною для обох сторін.
Спробуйте пояснити, що ви шукаєте, і чому ви просите цю зустріч в першу чергу. Запропонуйте два або три дати і часу, а потім попросіть одержувачів підтвердити свою доступність.
Ваш лист може сказати щось подібне:
Будь ласка, запропонуйте дату і час, який відповідає вашому графіку.
Ви доступні на дата і час? Якщо ні, будь ласка, зв'яжіться з нами (номер телефону) або (адреса електронної пошти), щоб запланувати час зустрічі.
Ми незабаром перевіримо підтвердження отримання цього листа і встановимо зручний для вас день і час.
Використовуйте відповідний формат
Бізнес-листи мають певний формат. Введіть своє ім'я та адресу у верхньому правому куті сторінки. Введіть контактну інформацію одержувача в лівому куті сторінки або нижче адреси.
Залишайте широкі поля та використовуйте маркувальний бланк, якщо це можливо. Тримайте лист коротким і точним; в ідеалі вона не повинна перевищувати однієї сторінки. Використовуйте формальне привітання, наприклад «Шановний пане (ім'я одержувача). "Якщо ви не знаєте точного імені одержувача, ви можете використовувати його "Шановний пан чи пані." Завершіть лист з "З повагою", "З повагою" "З повагою" або інших формальних закриттів, за якими йде ваше ім'я.
Лист-запит про зустріч повинен бути чітким і лаконічним. Вирізати непотрібні слова і непотрібну інформацію. Використовуйте легкий для читання шрифт, наприклад Times New Roman або Arial. Пам’ятайте, перш ніж відправляти лист, перевірити лист.
