Бізнес-меморандум або записка є одним з найпростіших способів інформування колег і співробітників про майбутню зустріч. Ефективне повідомлення про зустріч надасть основну інформацію про зустріч чіткою, стислою та професійною.
Доречна інформація
- Дотримуйтесь загального формату з чотирьох пунктів для заголовка, який повинен включати До, Від, Дата і Тема у циркулі для Вашого засідання персоналу _._ Поле "До" має включати всіх, хто запрошений на зустріч. "Від" відобразить ваше ім'я та посаду. Дата повідомлення в день її розповсюдження. Напишіть, про що йдеться у полі "Тема", наприклад, "Зустріч менеджерів 15 серпня 2019 року".
- Вкажіть мету зустрічі у початковому абзаці разом з усіма основними релевантними даними, включаючи час і місце розташування. Наприклад, “Метою зустрічі є обговорення оновленого плану стимулювання працівників. Зустріч розпочнеться о 15:00. в головному конференц-залі і триватиме одну годину. Усі керівники та керівники повинні бути присутніми. "
- Надайте резюме того, що буде охоплено під час зустрічі в тілі записки. Зберігайте інформацію, якщо це можливо; залиште деталі для обговорення на самій зустрічі. Наприклад, «в результаті вашого відгуку, компанія буде розгортати переглянутий план стимулювання співробітників на 1 вересня 2019 року. Новий план буде винагороджувати команди продажів, а не тільки окремі особи, коли вони відповідають своїм місячним і квартальним цілям. Ми визнаємо користь наших співробітників, що працюють в команді, і сподіваємося сприяти цій тенденції за допомогою фінансових стимулів ».
Поради
-
Вся інформація в повідомленні повинна мати відношення до зустрічі. Не включайте інформацію, яка стосується будь-яких питань, пов'язаних з компанією, які не будуть обговорюватися на засіданні.
Перед зустріччю
- Повідомте одержувачів повідомлення, якщо вони повинні їх підготувати будь-яким чином чи прочитати матеріали перед тим, як відвідати зустріч. Прикладом може служити наступне: «Кожному буде надіслано електронною поштою оновлений формат та політику стимулювання до кінця дня. Будь ласка, перегляньте документи заздалегідь, щоб Ви були готові обговорити зміст і попросити роз'яснення, де це необхідно."
- Повідомляйте запрошеним, коли порядок денний зустрічі буде розповсюджений. Наприклад: "Я розповсюджую порядок денний електронною поштою принаймні за 24 години до зустрічі. Будь ласка, перегляньте порядок денний після отримання".
- Попросіть запрошених негайно повідомити Вас, якщо вони не можуть прийти на зустріч, щоб можна було запланувати час для перегляду інформації з ними. Навіть якщо ви надсилаєте обов'язкове нагадування про зустріч, деякі працівники або запрошені особи можуть перебувати у відпустці або поза містом на поїздці, пов'язаній з роботою.
Поради
-
Дозвольте запрошеним особам дізнатися, чи готові Ви заздалегідь відповісти на запитання про тему зустрічі, або якщо всі роз'яснення мають бути розглянуті на самій зустрічі. Надайте контактний номер телефону або адресу електронної пошти, якщо ви заздалегідь задасте питання.
