Хоча багато людей вважають засідання марною тратою часу, вони є ефективним способом обміну інформацією, стеження за ходом великого проекту та поліпшення зв'язку між членами команди. Важливо, щоб усі учасники брали участь у засіданні і прибули вчасно, щоб запобігти зайвим затримкам. Ефективним способом спонукати тих, хто бере участь, бути вчасно, це надіслати кожному нагадування про майбутню зустріч за кілька днів до запланованого засідання.
Надішліть листа всім учасникам зустрічі за кілька днів до зустрічі.
Введіть адреси електронної пошти всіх, кого очікує участь у полі "До" шаблону електронної пошти, а потім почніть створювати повідомлення.
Включайте важливі деталі, такі як дата, час і місце розташування. Ви також можете додати порядок денний, якщо такий є. Це допоможе учасникам підготуватися до зустрічі.
Якщо на засіданні братимуть участь лише декілька осіб, ви можете відправити текстове повідомлення всім. Це попереджає учасників запланованої зустрічі і надсилає деталі безпосередньо до своїх мобільних телефонів. Таким чином, вони можуть перевіряти такі деталі, як час і місце зустрічі, натисканням кнопки, де б вони не знаходилися. (Переконайтеся, що у вас є правильний номер стільникового телефону для всіх. Повідомлення, які випадково надіслані на наземну лінію, не будуть отримані.)
