Лист-скарга служить постійним записом про вашу скаргу з особою або організацією. У добре написаному листі чітко зазначається проблема, з якою ви зіткнулися з певним продуктом або послугою та очікуваною роздільною здатністю. При написанні вашого листа, прийняти спокійний і професійний тон. Уникайте будь-яких загроз, недостойних тиражів, сарказму або неналежної мови. У більшості випадків ви пишете листа особі, яка не несе відповідальності за вашу проблему, але він може бути корисним у її вирішенні.
Надішліть свій лист конкретній особі. Не використовуйте "Шановний сер" або "До кого це може стосуватися". Телефонуйте на комутаторі компанії і запитайте ім'я та посаду відповідного менеджера. Підтвердьте правильність написання її імені. Якщо ви не можете визначити ім'я, скористайтеся відповідним заголовком, таким як "Менеджер по роботі з клієнтами".
Використовуйте ручку та папір або чернетку вашої програми обробки текстів, щоб записати всі деталі, які стосуються вашої скарги. Вкажіть таку інформацію, як назва продукту та опис, номер замовлення, назва марки, номер моделі, ціна та дата покупки. Фотокопіюйте всі документи, що стосуються Вашої скарги. Перечитайте всю інформацію та переконайтеся, що ваша скарга є законною.
Почніть лист на позитивній ноті. Використовуйте перший абзац для обговорення деяких позитивних аспектів організації. Наприклад, ви можете згадати про свою лояльність до торгової марки або про будь-які конкретні відносини з персоналом компанії. Наприклад, "У минулому я насолоджувався відвідуванням вашого магазину. Багато торгових партнерів вітають мене по імені та йдуть зі свого шляху, щоб переконатися, що я задоволений своїми покупками".
Вкажіть характер своєї скарги у другому пункті. Включіть усі відомості, які читач повинен знати, щоб обробити вашу скаргу. Наприклад, "В умовах моєї 30-денної гарантії я повертаю монітор, який я придбав 7 березня 2011 року, за $ 373.89. Додається фотокопія квитанції". Не надсилайте оригінальні копії квитанцій або інших документів.
Використовуйте третій абзац, щоб чітко висловити свої очікування. Наприклад, "Оскільки тостер не працює, як зазначено виробником, я очікую повне і негайне повернення $ 47,83 плюс поштові витрати, які я заплатив за повернення тостера. Я буду чекати чотири тижні для вашого відповіді. Якщо я не чую від вас, я звернуся до Бюро кращого бізнесу."
Поради
-
Вкажіть своє ім'я, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти. Напишіть короткі абзаци та збережіть довжину листа на одній сторінці. Попросіть довіреного друга або родича провести коректування вашого листа. Крім перевірки орфографічних і граматичних помилок, вона повинна переконатися, що тон листа є доречним.
