Як власник бізнесу, це ваша відповідальність, щоб відстежувати свої фінанси і платити податки вчасно. Залежно від ваших уподобань, ви можете робити власний бухгалтерський облік, наймати професіонала або призначати когось у вашій організації для виконання цієї роботи. Незалежно від того, який варіант ви оберете, знайдіть час, щоб ознайомитися з різними системами бухгалтерського обліку. Переконайтеся, що у вас є чітке розуміння відмінностей між системами одноразового вводу та системами подвійного введення, крім ручного та комп'ютеризованого програмного забезпечення для обліку.
Що таке система обліку?
Існують різні типи бухгалтерських систем, і кожна з них має відмінні риси. Проте всі вони мають спільну мету: керувати фінансовою діяльністю підприємства, такими як його доходи, витрати та зобов'язання. У цей цифровий вік більшість бухгалтерів використовують складні системи, що містять нагадування про прострочені платежі, розширені можливості звітності, автоматизоване резервне копіювання даних, хмарні служби тощо.
Без системи бухгалтерського обліку, вам буде важко отримати ваші книги готові для щомісячної та щорічної звітності, стежити за своїми повсякденними витратами і оцінювати фінансові показники вашої компанії. Ручні розрахунки є застарілими і схильними до людських помилок. З іншого боку, комп'ютеризовані системи бухгалтерського обліку є точними і полегшують все. Ви або ваша команда заощадите час і гроші, уникаючи дорогих помилок.
Ці програми можуть обробляти всі типи бухгалтерської інформації та генерувати докладні звіти. Їх можна використовувати для розрахунку заробітної плати, сплаченої та оплачуваної співробітникам, запису операцій, перевірки коефіцієнтів оборотності кредиту та обробки даних, пов'язаних з продажем, нарахуванням заробітної плати, запасами та іншими ключовими аспектами вашого бізнесу. Деякі системи обліку розраховані на малі підприємства та фрілансери, інші - на великі підприємства, урядові установи або конкретні галузі.
Види бухгалтерського програмного забезпечення
Вибір системи обліку залежить від вашого бюджету, уподобань та розміру бізнесу. Чотири основні типи систем фінансового програмного забезпечення включають:
- Одноразові системи
- Системи подвійного входу
- Системи ручного обліку
- Комп'ютеризовані системи обліку
Вони можуть бути розбиті на декілька інших категорій, таких як програмне забезпечення для обліку хмар, програмне забезпечення для обліку на замовлення, програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства, комерційне програмне забезпечення, що продається, та багато іншого. Останні програми мають можливості маркетингу та автоматизації продажів, необмежене планування рахунків, модулі нарахування заробітної плати та інші найсучасніші функції. Їх застосування в бухгалтерському обліку виходить за рамки відстеження ваших щоденних фінансових операцій.
Найбільш базовим варіантом є системи одноразового використання. Як випливає з їхньої назви, вони записують кожну операцію за допомогою однієї записи в журналі обліку. Цей метод простий у використанні і не вимагає навчання в бухгалтерському обліку. Він звертається до невеликих компаній з низьким обсягом діяльності. Недоліком є те, що він схильний до помилок і не відстежує дебіторську заборгованість, кредиторську заборгованість, зобов'язання тощо.
Більшість типів фінансових програмних систем на сьогоднішній день, включаючи ті, що розраховані на малі підприємства, використовують бухгалтерський облік подвійним входом. Це означає, що кожна транзакція буде включати принаймні два облікові записи, що дає можливість більш точної звітності та своєчасного виявлення помилок.
Керівництво проти комп'ютеризованих систем обліку
Обидва типи бухгалтерських систем засновані на тих же принципах. Облік вручну, однак, є трудомістким і потребує більше документів. Ті, хто користується нею, повинні готувати звіти про фінансові звіти, обчислювати пробні баланси, реєструвати операції у фізичних реєстрах тощо. Оскільки все робиться вручну, існує більш високий ризик людської помилки.
З іншого боку, комп'ютеризовані системи фіксують фінансові транзакції в електронному вигляді і можуть раціоналізувати ваші операції. Користувачі можуть переглядати дані в різних форматах, зберігати їх у хмарі та отримувати доступ до неї на ходу. Приклади включають FreshBooks, книги Zoho, FreeAgent, QuickBooks, Xero і ActivityHD.
Залежно від вашої ніші, ви також можете вибрати для галузевих облікових систем, таких як Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting або Sage Fixed Assets. Багато програм спеціально розроблені для закладів охорони здоров'я, виробничих компаній, неприбуткових організацій та інших організацій.
