Якщо ви працюєте в бізнесі до бізнес-простору, ймовірно, вам доведеться розробити бізнес-пропозицію або лист-пропозицію в певний момент. Це документ, який використовується для того, щоб пропонувати продуктам або послугам вашої організації перспективу на основі певних параметрів, таких як обсяг, вартість, терміни та бюджет.
Яка проектна пропозиція? Цей документ, також відомий як бізнес-пропозиція або лист-пропозиція, зазвичай має специфічний формат з певними вимогами, які відрізняються залежно від вашої галузі. Однак основною метою листа-пропозиції є завжди довести перспективу, як ваш бізнес може допомогти вирішити проблеми, з якими вони стикаються.
Що таке лист-пропозиція?
Листи з пропозиціями можуть бути запрошені компанією або приймати незатребувані листи. Запрошення може бути настільки ж простим, як перспектива прохання про пропозицію після виклику продажу або бути формальним процесом, який називається RFP, або запит на пропозицію. Цей процес зазвичай включає в себе декілька організацій, які надсилають конкурентні пропозиції, щоб виграти бізнес перспективи. На основі індустрії та типу ЗПП, пропозиція повинна охоплювати конкретні вимоги, викладені перспективою.
Коли ви маєте справу з небажаними пропозиціями або неформальними запитами, немає ніяких офіційних рекомендацій, яких потрібно дотримуватися. Проте важливо розробити документ, який відповідає на запитання, які ваша перспектива може мати в ясній і лаконічній формі. Незважаючи на те, що в цих випадках не існує будь-яких формальних вимог, життєво важливо дотримуватися логічної структури та охоплювати найважливіші аспекти Вашого бізнесу і як він вирішує проблеми, з якими має справу перспектива.
Бізнес-пропозиція або лист-пропозиція має містити такі критерії, незалежно від галузі та процесу:
- Супровідний лист
- Титульна сторінка
- Зміст
- Резюме
- Огляд проблеми, з якою стикається перспектива
- Цілі або завдання пропозиції
- Що робить ваша організація кваліфікованою для вирішення цієї проблеми
- Область застосування, включаючи ціну і терміни
- Заклик до дії
- Контактна інформація
Проводити дослідження перед тим, як розпочати свою пропозицію
Перш ніж почати друкувати, важливо зібрати всю відповідну інформацію в одному місці. Спробуйте з'ясувати, хто буде читати цю пропозицію, і чи є він рішенням. Налаштуйте свою пропозицію аудиторії, забезпечивши, що ви надасте всю інформацію, для якої вони будуть шукати.
Дізнайтеся, з якими болями стоїть перспектива. Встановіть, як ваша організація найкраще підходить для вирішення своїх проблем у порівнянні з вашою конкуренцією. Перелічіть елементи, які відрізняють вас від подібних підприємств, про яких може говорити перспектива.
Визначте, чи має на увазі перспектива бюджету або графік, і переконайтеся, що ваші внутрішні ресурси узгоджені з цими вимогами. Вибравши, які з ваших пропозицій будуть найбільш корисними для ваших потенційних клієнтів, потрібно обчислити свої внутрішні витрати, перш ніж називати їх ціною.
Надайте обсяг проекту
Визначення обсягу проекту є основним компонентом формату написання пропозицій. Написання цієї ключової інформації дає вам змогу започаткувати написання своєї пропозиції. Зачекайте деякий час, щоб скласти ключові деталі сфери застосування. Першим елементом є визначення того, хто буде виконувати роботу у вашій організації, хто буде керувати процесом і хто буде головною точкою контакту для вашого клієнта.
Далі потрібно встановити, що саме потрібно зробити, щоб допомогти клієнту керувати своїми болями. Опишіть кроки, які зробить ваша організація, і процес, який ви будете використовувати для вирішення проблем перспективи. Ви також повинні перерахувати показники, які ваша організація буде використовувати для вимірювання успіху результату.
Нарешті, назвіть графік якомога детальніше, надавши основні етапи, на які ваша компанія потрапить, щоб завершити проект до дати, яку ви запропонували. Будьте щедрі в оцінці свого графіку, враховуючи будь-які непередбачувані проблеми, які можуть виникнути. Це полягає в тому, щоб забезпечити Вашу перспективу реалістичним рахунком того, що Ви можете доставити їм.
Почніть з введення та резюме
Введення Вашого листа-пропозиції має містити інформацію про Вашу компанію та бренд, з деякими відомостями про те, ким Ви є і чим Ви займаєтесь. Якщо ви часто пишете листи-пропозиції, ви можете розробити текстовий текст про свою компанію, який ви можете повторно використовувати кожного разу.
Висновок повинен містити відповідні пункти вашої пропозиції. Незважаючи на те, що ви не повинні намагатися узагальнити кожен аспект документа, включіть інформацію про те, чому ваша компанія підходить для цієї роботи, і як ви допоможете керувати проблемами, пов'язаними з болем у перспективі.
Розробити текст пропозиції
Основа пропозиції повинна містити деталі проблеми, з якою стикається ваша перспектива. Щоб продемонструвати своє розуміння своїх проблем, заходьте в специфіку їхнього ландшафту та труднощі, які вони бачать щодня. Це допомагає продемонструвати Вашій перспективі, що Ви добре знаєтеся в тих областях, які є важливими для них.
Визначте цілі своєї пропозиції. Це, перш за все, полягає в тому, щоб показати перспективу, яку ви хочете допомогти їм у вирішенні своїх бізнес-завдань за допомогою пропонованих продуктів або послуг. Надайте відомості про те, що відрізняє вашу компанію від конкурентів і чому ви краще підходять для роботи з перспективою, ніж вони є. Це може включати розмову про інші організації, з якими ви працювали, показуючи приклади минулих проектів і надаючи деталі про ваші знання та досвід.
Надайте технічні характеристики та припущення
Вкажіть обсяг, який ви окреслили, із конкретними цінами та графіками. Ваша компанія може не знати всіх деталей вимог про перспективу, тому, можливо, вам доведеться взяти на себе кілька речей, наприклад, їхній внутрішній бюджет і обмеження за графіком. Ви можете включити ці припущення в пропозицію і навіть надати кілька варіантів. Наприклад, ви можете надати оцінки для чотиритижневого повороту, шеститижневого повороту та 8-тижневого повороту, з відповідними цінами на кожну часову шкалу.
Закрити сильним аргументом
Ваш висновок щодо листа-пропозиції повинен містити короткий опис інформації, яку ви надали. Дякуємо їм за те, що знайшли час, щоб розглянути пропозицію, яку ви запропонували, та надати їм інформацію про те, що робити далі. Важливо включити заклик до дії у своїй бізнес-пропозиції. Це може включати заклик обговорювати пропозицію далі або створити зустріч для підписання угоди. Нарешті, включіть інформацію про те, як вони можуть зв'язатися з вами, з парою варіантів, таких як електронна пошта, телефон і веб-сайт.
Дотримуйтесь найкращих практик
Щоб зробити лист-пропозицію більш ефективним, надішліть певну супровідну документацію. Це може включати тематичні дослідження ваших колишніх клієнтів, відгуки щасливих клієнтів і таблиць зі статистичними даними про показники успішності.
Обов'язково напишіть свою пропозицію на фірмових бланках компанії і розробимо її дизайнером, якщо у вас є доступні вам ресурси. Звернути увагу на візуальний елемент може допомогти вашій компанії виділитися з конкурентних пропозицій, які можуть отримати перспективи.
Не забувайте продовжувати роботу
Хоча це не є безпосередньо частиною документа з листа-пропозиції, одним з ключових елементів подання пропозиції є подальша робота з перспективою. Зателефонуйте або надішліть свою електронну адресу після декількох днів відправлення листа-пропозиції, щоб дізнатися, чи є у них які-небудь питання або відгуки стосовно документа. Пропонуємо роз'яснити будь-які елементи, про які вони можуть потребувати додаткової інформації. Дотримуючись, ви допомагаєте розвивати міцні відносини з перспективою.
