Контроль над грошовими коштами у вашому бізнесі передбачає ретельне ведення бухгалтерського обліку та забезпечення безпеки. З іншого боку, згідно з Управлінням малого бізнесу США, операції з готівкою менше схильні до шахрайства, зборів, періодів очікування та помилок оплати. З іншого боку, грошові кошти, які не контролюються, можуть привернути більшу увагу з боку IRS та кримінального спокуси від співробітників та інших. Застосування декількох методів внутрішнього контролю грошових коштів може допомогти мінімізувати ризики.
Перевірка працівників
Касовий контроль починається з людей. Співробітники, які обробляють грошові кошти або їх еквіваленти, включаючи чеки та платіжні картки, повинні бути ретельно перевірені. Частини процесу перевірки можуть бути перевірки злочинності, перевірки наркотиків та перевірки попередньої зайнятості. Згідно зі звітом журналу менеджменту та маркетингових досліджень про вплив злочинності на бізнес, “перевірки довідки повинні також включати звіт про кредитну історію, оскільки деякі працівники можуть вдаватися до розкрадання коштів компанії, коли фінансові тиски від наркоманії, перелюбства, азартних ігор або медичних витрат здаються непереборними."
Документовані операції
Збереження надходжень готівкових операцій дозволяє проводити точний бухгалтерський облік і задовольняти IRS, створюючи те, що Міністерство торгівлі США називає «безперечним аудиторським слідом». Пронумеровані квитанції з двох частин є ідеальними, оскільки дозволяють вам надати одну копію квитанції вашому клієнту. і зберігати іншу копію для ваших записів. Регулярний підрахунок касових апаратів може забезпечити точність. Друкарські калькулятори та чекові книжки також можуть бути корисними для документування касових операцій.
Виділяючи обов'язки
Частиною внутрішнього контролю над грошовими коштами є залучення більше однієї особи, відповідальної за аудит касових операцій. Власні правила відокремлення обов'язків від Єльського університету вимагають, щоб жодна особа не відповідала виключно за обробку початкових операцій з готівкою, ведення обліку, узгодження балансів, транспортування чи здачі готівки та затвердження бухгалтерського обліку. Згідно з Університетом Єльського університету, "коли ці функції не можуть бути відокремлені, необхідна детальна перевірка нагляду за відповідними видами діяльності, як компенсаційна контрольна діяльність".
Забезпечення грошових коштів
Встановлення відеокамер та використання сейфів для зберігання грошових коштів - це способи захисту грошових коштів у місцях, де відбуваються операції. Призначення одного співробітника та одного керівника спільно для керування безпекою вашого бізнесу або створення банківських депозитів - це метод, який допомагає захистити гроші до та під час транзиту. Узгодження грошових надходжень з банківськими депозитними документами на щоденній основі та ведення щомісячних перевірок загальної бухгалтерської звітності вашої компанії - це способи, за допомогою яких ви можете пильно стежити за внутрішніми касовими документами та утримувати проблеми з IRS.
IRS Tip
Згідно з даними IRS, “якщо протягом 12 місяців Ви отримуєте більше ніж $ 10,000 готівкою від одного покупця в результаті операції у Вашій торгівлі або бізнесі, Ви повинні повідомити про це Службі внутрішніх доходів (IRS) та Мережа фінансового правопорушення (FinCEN) за формою 8300. ”Підприємства мають 15 днів від дати отримання однієї операції з готівкою в розмірі 10 000 доларів США або більше для подання форми 8300 з IRS.
