Фраза «внутрішня записка» є скороченим для «внутрішнього меморандуму». Внутрішні записки використовуються для поширення інформації, а також для масових запитів людей у компанії, відділі або команді. Внутрішні записки привертають увагу до проблем, і вони вирішують проблеми серед безлічі інших корисних функцій в організації.
Поради
-
При написанні внутрішнього нагадування, тримайте його простим і прямуйте до точки.
Чому ви повинні писати внутрішню замітку?
Внутрішня пам'ятка є ефективним способом швидко і якісно досягти багатьох людей в організації. За допомогою нагадування можна легко виконати такі дії:
- Уточнити або проаналізувати тему.
- Зробіть рекомендації.
- Встановити нагадування.
- Дайте інструкції.
- Передати матеріали.
- Оголошення.
- Видавати звіти.
- Запитайте про внески.
- Запитуйте запити.
Ключ до ефективної внутрішньої пам'ятки - це простота. Ваше повідомлення має бути коротким і доставлятися у нескладному форматі, який чітко передає повідомлення. Внутрішній зразок меморандуму міг надсилати результати загальноосвітнього обстеження обідів у кафетерії та нового покращеного меню.
Як відформатувати внутрішню замітку?
Ви можете швидко створити шаблон нагадування в Word або знайти внутрішній зразок меморандуму онлайн. Заголовок внутрішнього меморандуму складається з чотирьох ключових компонентів. Першим є одержувач або одержувач записки, перед яким стоїть "ДО". Другий - джерело пам'ятки, перед яким стоїть "ВІД". Третій - дата, перед якою "ДАТА", а четвертий - предмет записки, перед якими передує "SUBJECT".
Ви повинні використовувати назви та імена одержувачів. Наприклад, якщо головою є Том Максвелл, він повинен бути вказаний як "Том Максвелл, голова". Якщо є занадто багато імен, ви можете використовувати "весь персонал" або "керівник відділу" для стислості. Ви також повинні ідентифікувати себе як джерело пам'ятки. Ваше ім’я та назва наступні за заголовком "FROM". Ви не повинні підписуватись у кінці нагадування, але можете додавати ініціали поруч із своїм ім'ям як форму автентифікації.
Предмет меморандуму повинен бути описовим його змісту. Замість того, щоб використовувати загальні терміни, такі як "Політика", ви повинні написати коротку фразу, таку як "Нова політика з 1 червня 2018 року".
Як ви пишете повідомлення внутрішнього запису?
Шаблон нагадування в Word може дати вам пораду щодо форматування, але він не дасть вам пораду щодо вмісту. Як правило, завжди коротко. У вашому внутрішньому записці має бути одне абзац, у якому викладено мету записки. Тоді ви повинні описати те, що підказувало записку. Зосередьтеся лише на тому, що одержувачі повинні знати і які дії необхідно вжити у відповідь на записку. Ще не впевнені, що написати? Дотримуйтеся наведеного нижче внутрішнього меморандуму:
Дата: 1 грудня 2018 року
Марія Рубен
До: Персонал
Re: Нові години з 1 січня 2019 року
Метою даного записки є попередження персоналу про те, що час роботи тренажерного залу компанії змінюється. Після запитів від численних працівників, ми вирішили продовжити години за типовими робочими годинами для тих, хто може закінчити працювати понаднормово на новому проекті розвитку. Тренажерний зал тепер буде відкритий з 6:00 до 23:00. Повідомте мене, якщо у вас є запитання чи коментарі.
Марія Рубен
Старший директор з персоналу
Завжди переконайтеся в тому, щоб завершити записку на ввічливому зауваженні та запропонувати допомогу, якщо це необхідно. Завершіть внутрішню записку коротким резюме, повторюючи основні моменти та закрийте заклик до дії.
Незалежно від того, чи є в пам'яті хороші або погані новини, завжди краще бути ввічливими, точними, доречними і пропонуйте допомогу працьовитій працівниці, яка може знадобитися. Якщо ви боретеся з форматуванням або формулюванням, спробуйте переглянути деякі шаблони онлайн-записок для Word і перейдіть звідти.
