Робота в компанії може бути такою ж розчарувальною, як і корисною. Іноді існують проблеми, і ніхто, здається, не звертає уваги. Хоча вирішення проблеми безпосередньо може бути поза межами Вашої сфери відповідальності, як сумлінний працівник, Ви можете скласти і подати внутрішню пропозицію для вирішення проблеми. Написання внутрішньої пропозиції вимагає від вас зосередити свою увагу на тому, як запропоноване рішення заощадить гроші компанії.
Визначте проблему, яка або коштує грошей вашої компанії, або перешкоджає продуктивності вашої компанії.
З'ясуйте проблему і чому вона завдає шкоди компанії. Наприклад, ваша компанія може витрачати на фотокопіювання записки, які можна так само легко розподілити в електронному вигляді. У цьому випадку вам потрібно буде обчислити вартість друку, копіювання та розповсюдження цих записок, у порівнянні з вартістю простої розсилки пам'яток до списку співробітників компанії.
Обмежте сферу проблеми. Якщо проблема є специфічною для конкретного розділу компанії, наприклад, для обслуговування, оплати праці або людських ресурсів, зробіть це відомим. Обмеження сфери дії проблеми продемонструє будь-якому потенційному переглядачу пропозицій, що ви виконали домашню роботу з точки зору підготовки до вирішення цієї проблеми.
Вкажіть час і частоту проблеми. Наприклад, вищезгаданий фотокопіювальний випадок виникає лише тоді, коли розповсюджуються нотатки, але доповіді можна поширювати два-три рази на день, раз на тиждень або два рази на місяць. Визначення часу і частоти дозволяє точно передбачити як вартість проблеми, так і економію, пов'язану з вирішенням проблеми.
Якщо це можливо, надайте історію, чому проблема існує. Наприклад, ксерокопіювання доповідей для розповсюдження могло б бути бюрократичним застереженням від попереднього керівника, який був просто імітований і продовжений.
Деталізуйте суму грошей, яку компанія заощадить, вирішуючи цю проблему в короткостроковій і довгостроковій перспективі, починаючи з щомісячних і квартальних до щорічних.
Увага
Не залучайте підлеглих, колег або керівника до надання історії проблеми.
