Запит плати за прострочений рахунок-фактура вимагає підходу, який врівноважує наполегливість і професіоналізм. Зберігайте докладні записи, щоб полегшити процес, і відстежуйте рахунки-фактури за кількістю та датою служби. Визначте умови оплати на кожному рахунку-фактурі, щоб ви могли посилатися на політику своєї компанії під час збору та подальших запитів.
Дружній телефонний дзвінок
Зробіть телефонний дзвінок, щоб запросити платіж за пізній рахунок-фактуру. Це може бути особливо ефективним, якщо у вас є знайомі відносини з клієнтом і припустити, що прострочена оплата була наглядом. Наприклад, «Привіт Стен, це Джейн Сміт з компанією ABC. Я хочу переконатися, що ви отримали рахунок-фактуру, яку ми надіслали вам за відправлення минулого місяця. Воно було датоване 15 січня 2015 року. За 10 днів минуло, тому мені цікаво, чи не було це неправильно? Я можу відправити вам копію прямо зараз, якщо хочете.
Формальний телефонний дзвінок
Якщо ви намагаєтеся отримати рахунок-фактуру через бухгалтерський відділ великої компанії або незнайомим індивідуальним клієнтом, доцільним є більш формальний тон. Визначте себе, будьте конкретними щодо характеру дзвінка і зробіть свій запит. - Це Джейн Сміт з компанією ABC. Я називаю вас за рахунок-фактуру № 1234, надіслану вам поштою 15 січня 2015 року. Рахунок наразі не оплачується, і я закликаю сьогодні запитати, які способи оплати ви хочете зробити."
Письмовий запит
Як і офіційні та неформальні телефонні дзвінки, спосіб написання запиту на оплату залежить від характеру ваших ділових відносин. Неофіційна електронна пошта до постійного клієнта може бути простою, наприклад: «Просто перевірте ваш непогашений рахунок-фактуру з минулого місяця. Я додаю іншу копію, якщо вона вам потрібна ». Вона також може бути формальною та напористою, відзначаючи характер правопорушень і наслідки для продовження неплатежів. "Якщо цей обліковий запис залишиться невиплаченим більше 30 днів від дати виставлення рахунку, Вам буде стягнуто плату за прострочення від 10% і майбутні збори."
Зробити оплату легко
При оформленні платіжного запиту надайте користувачеві кілька опцій для прискорення транзакції. Наприклад, пропонуємо приймати оплату за допомогою кредитної картки по телефону, готівкою або грошовим переказом поштою, або електронним платежем через інтернет-банкінг або сайт e-pay. Попросіть негайного платежу, щоб уникнути подальших затримок. Якщо клієнт не може платити, попросіть про часткову оплату або угоду про оплату на заздалегідь визначену майбутню дату. Покладіть всі договори в письмовій формі.
Прийняти юридичні дії
Ваш запит на оплату може мати більшу вагу, якщо ви маєте адвоката. Це може бути розгляд, коли сума непогашеного рахунку є значною або запізнюється більше 90 днів. Ви також можете розглянути суд з дрібних позовів або скориставшись агентством збору коштів, щоб допомогти вашим зусиллям. Не дозволяйте неоплачені рахунки затримуватися місяцями за один раз. Чим довше рахунок-фактура не виплачується, тим більша ймовірність, що платіж взагалі не відображатиметься.
