Запит на пропозицію, також відомий як RFP, є документом, який ви створюєте, коли вам необхідно придбати нові товари або послуги для вашого бізнесу. Запит пропозиції передбачає Ваші конкретні потреби для потенційних постачальників і пропонує їм подати ставки для перегляду, що дозволить Вам вибрати постачальника, який може забезпечити найкращий рівень обслуговування Вашого бізнесу в межах допустимого бюджету. Хоча не існує стандартизованого формату для написання пропозицій, ці покрокові інструкції допоможуть вам створити ефективний і чіткий ЗПП для будь-яких бізнес-потреб.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер з програмою обробки текстів
-
Принтер (для розсилки)
-
Папір (для розсилки)
-
Конверти / поштові (для розсилки)
-
Доступ до Інтернету (для електронної пошти)
Визначте свої потреби. Ви хочете витратити деякий час на визначення того, що саме ви просите і скільки ви готові платити за це. Запит на пропозицію охоплюватиме як ваші необхідні "потреби" (ваші вимоги), так і ваші "бажані" (ваші побажання), але обов'язково визначте, що постачальник повинен надати або надати, щоб отримати ваш бізнес. Це є важливою частиною процесу - якщо ви не можете чітко визначити свої потреби, ви не отримаєте назад пропозиції, що стосуються задоволення цих потреб.
Складіть план. Знову ж таки, в той час, коли немає жорстких правил, щоб створити RFP, надайте найбільш точну та конкретну інформацію. Принаймні, ви, мабуть, знайдете себе за допомогою заголовків розділів, які включають в себе вступ (не тільки вступ до вашої компанії, але й проект / потреба, і як ви хочете, щоб ця потреба розглядалася), вимоги (“мають -to-haves ”), критерії вибору, які ви будете використовувати для визначення того, кому ви присудите ставку, бюджет (скільки ви готові витратити), і терміни (як швидко це потрібно зробити). Ви можете виявити, що ви будете додавати або віднімати розділи, як це необхідно для вашого спеціального пропозиції, або навіть додавати підрозділи для отримання додаткової інформації, яку постачальник повинен знати перед встановленням ставок.
Розділіть свої вимоги. Це, як правило, найдовший розділ і той, який вимагає найбільшої уваги. Обов'язково вкажіть, що вам потрібно зробити, а не те, як це потрібно зробити, якщо процес не є конкретною і важливою частиною проекту. Крім того, використовуйте чіткі слова для розрізнення між вашими “повинні мати” (використовуйте волю, повинні і потрібно) і “приємні” (може, може, і необов'язково).
Напишіть свій RFP. Ви можете шукати в Інтернеті зразки RFP, якщо у вас є блок письменника.
Перевірка правопису та коректування вашого ППП. У деяких галузях промисловість недоречні десяткові точки можуть мати величезну різницю.
Розповсюдьте свій RFP. Ви можете надіслати електронною поштою або надіслати електронною поштою потенційним постачальникам, з якими ви знайомі, або зробити їх доступними іншими способами, наприклад розміщенням на веб-сайті вашої компанії.
Виберіть свою переможну ставку.
Поради
-
Підготуйте свій ЗПП 8 - 10 тижнів до того, як Вам знадобиться проект або послуга. Це дозволяє час для пропозицій фільтрувати і зробити можливим найкраще рішення.
Заздалегідь визначте, які критерії вибору ви будете використовувати для визначення переможної ставки. Всі компанії мають різну силу і пристосують свою пропозицію до того, щоб грати на ці сильні сторони. Ви шукаєте найкращу ціну, найдосвідченішого постачальника або найкоротший час роботи?
Ви можете вимагати від продавців підготувати свої пропозиції певним чином або у форматі, але повідомити їм цю вимогу в ЗПП.
Увага
Продавець зазвичай платить, щоб підготувати власну пропозицію / пропозицію як звичайну практику в більшості галузей. Проте ви можете чітко вказати це у своєму ЗП.
