Якщо ви перебуваєте в комітеті і потрібно створити звіт для обговорення Вашої зустрічі, важливо переконатися, що ви готові до зустрічі і зрозуміти основи написання звіту комітету. Після декількох кроків ви можете відправити вас від початку до кінця, і у вас буде повний звіт, готовий надати особі або групі моніторинг прогресу вашого комітету.
Підніміть з собою ручку і папір або ноутбук на засідання комітету. Зробити запис дати, часу, учасників, включаючи назви та тривалість зустрічі. Запишіть теми порядку денного і те, що обговорювалося без конкретного часу. Зверніть увагу на те, хто погодився і хто не погодився, причину і іншу важливу інформацію, що сталася під час зустрічі. Якщо тема комітету не була узгоджена, і комітет вирішив подати обговорення до майбутнього засідання, переконайтеся, що ви це візьмете до уваги і коли комітет зустрінеться на цю тему знову.
Розробити звіт зі своїх приміток, де більш детально розглядається зустріч, надаючи всю інформацію в організованому форматі. Ви можете почати з титульної сторінки, яка містить дату, час, тривалість зустрічі та учасники.
Продовжуйте, написавши першу тему засідання комітету, а також детальну інформацію про те, що було обговорено і що було вирішено, включаючи інформацію про голоси комітету. Пройдіть кожну тему і зробіть те ж саме. Залежно від типу комітету та причини зустрічі, ви можете включити потенційні фактори ризику, якщо дія не виконується, або якщо дія не визначена. Напишіть, коли комітет знову зустрінеться. Напишіть список тих, хто отримає звіт у нижній частині списку.
Прочитайте звіт, щоб переконатися, що документ не містить знаків пунктуації та граматичних помилок. Перевірте звіт комітету, щоб переконатися, що його вміст є точним, і перевірте свої нотатки. Перегляньте документ за необхідністю, перш ніж завершити повну звітну нараду.
Зробіть копії та надайте звіт учасникам, а також раді директорів, інших комітетів, керівників або інших, якщо це доречно.
Поради
-
Якщо ви віддаєте перевагу зйомці запису на зустріч, переконайтеся, що у вас є дозвіл кожного члена комітету перед тим, як записувати збори.
Увага
Уникайте розміщення інформації у звіті, що виходить з теми, щоб уникнути наповнення, і дотримуйтесь фактів. Якщо хтось в комітеті почав говорити про своїх дітей, наприклад, не включайте його, якщо це не стосується роботи, яку проводить комітет, наприклад, програми читання для дітей.
