Аудит є формальною процедурою, яку аудитор здійснює, щоб дізнатися, як функціонує компанія та як вона може покращитися. Існують різні види аудиту, такі як продуктивність і фінанси, але всі вони виконують одну і ту ж основну процедуру. Процедура зазвичай розбивається на чотири основні розділи, включаючи початкове планування, польову роботу, звітність та подальшу роботу з закриттям.
Складіть та надішліть попередній лист-повідомлення клієнту або відділу, що підлягає аудиту. Детально, коли відбудеться аудит, як довго ви очікуєте його проведення, призначення посадової особи, що здійснює перевірку, якщо посадова особа не є вами, і контрольний список типів даних, які ви будете шукати і потребувати під час аудиту.
Заплануйте зустріч з керівниками компанії або відділу. Визначте цілі та обсяг аудиту з керівниками та з'ясуйте, які ресурси доступні. Отримайте детальні відомості про процеси компанії або відділу. Дозволити керівникам висловити будь-які занепокоєння щодо аудиту або задати питання.
Провести базовий огляд компанії або відділу. Метою опитування є доповнити те, що ви дізналися на зустрічі менеджера і допомогти вам краще зрозуміти цілі компанії, операції та поточні механізми контролю, такі як процедури авторизації.На цьому етапі можуть бути корисними різноманітні дані, такі як довідник компанії та заяви працівників.
Сформулюйте базовий план польових робіт на основі інформації, отриманої під час зустрічі та опитування. План роботи поля показує, як ви отримаєте решту даних, які ви будете використовувати. Вона може змінюватися на основі таких елементів, як сила контролю компанії.
Поговоріть зі співробітниками, щоб зібрати документи - вони змінюються залежно від конкретного типу аудиту, який ви проводите, - і отримаєте уявлення про те, що відбувається в компанії. Запитайте, що вони думають, що компанія робить добре і що може бути покращено і чому.
Перегляньте документи, які ви зібрали від співробітників. Перевірте наявність помилок або конфліктної інформації. Перевірте з співробітниками, чи є у них адекватне пояснення помилок або конфліктів.
Переконайтеся, що документація та процедури відповідають політиці компанії та іншим місцевим, державним або федеральним правилам.
Перевірте контроль, який має компанія чи відділ. Тестування просто означає, що ви дивитеся на документацію для конкретних операцій - зазвичай десь в районі 24-36 - більш тісно. Чим більше помилок або розбіжностей ви знайдете в документації та інтерв'ю, тим важливіше це. Якщо документація спочатку показує, що елементи керування працюють добре, можливо, вам не знадобиться багато чого в цьому кроці. Кажуться, що аудит, який не перевіряє контроль, слідує суттєвому підходу.
Сформулюйте деякі початкові думки про компанію або відділ, як він працює або може покращитися. Надайте відгук керівництву компанії або відділу та попросіть їх у письмовій відповіді на ваші рекомендації та первісні висновки. Відповідь повинна пояснити, як керівники мають намір вирішити проблеми, які ви вирішили вилучити.
Створіть приблизний проект аудиторського звіту. Звіт повинен містити довідкову інформацію та окреслювати сферу аудиту. Вона також повинна показати, що ви знайшли і які ваші рекомендації базувалися на цих висновках, а також копії або витяги з відповідей керівників.
Зустрічайтеся з менеджерами ще раз і обговоріть свій грубий звіт. Надайте їм копії та дайте відповіді на будь-які питання, які можуть мати менеджери. Суть цієї зустрічі полягає в тому, щоб забезпечити менеджерам розуміння всього, що ви зробили, і того, що їм потрібно зробити, щоб поліпшити ситуацію.
Налаштуйте та редагуйте свій звіт, щоб створити остаточний проект. Остаточний проект повинен включати результати зустрічі з аудиту. Розподіліть остаточний проект менеджерам.
Слідкуйте за відділом або компанією протягом шести-12 місяців, щоб дізнатися, чи компанія чи відділ внесли зміни для вирішення проблем, виявлених під час аудиту.
Напишіть офіційне листа керівникам із зазначенням того, що ви дізналися під час подальшої роботи та будь-якої додаткової роботи, яка буде потрібна. Якщо компанія або відділ виконали очікування, вкажіть це в листі та зазначте, що виконали цілі аудиту, які ви закриваєте.
Поради
-
Будьте готові до деякої напруженості під час процесу аудиту. Люди часто нервують про помилки, які ви можете знайти, навіть якщо помилки не винні, оскільки занадто багато помилок може означати, що їхня робота знаходиться на лінії. Переконайте їх, що ваша робота просто розслідувати, не давати ніяких винагород або покарань. Завжди пояснюйте, чому ви запитуєте конкретні дані, щоб працівники розуміли ваші обґрунтування.
